Memahami Kewajiban Perusahaan: Kapan Pengusaha Harus Mengeluarkan Formulir W-2 dan Apa Konsekuensinya?

Jadwal Wajib Distribusi W-2

Setiap tahun, perusahaan menghadapi tenggat waktu ketat terkait dokumentasi upah. Pengusaha secara hukum wajib menyiapkan dan mengirimkan formulir W-2 paling lambat 31 Januari setelah tahun pajak yang bersangkutan. Misalnya, jika Anda bekerja selama tahun 2023, pengusaha Anda harus mengeluarkan W-2 Anda paling lambat 31 Januari 2024. Jika tanggal ini bertepatan dengan akhir pekan atau hari libur, ketentuan ini bergeser ke hari kerja berikutnya. Jadwal regulasi ini ada untuk memberi pekerja kesempatan yang cukup untuk mengumpulkan informasi pajak mereka dan mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April.

Informasi Apa Saja yang Tercantum dalam W-2?

Formulir W-2, secara resmi dikenal sebagai Wage and Tax Statement, adalah catatan resmi dari pengusaha tentang kompensasi karyawan dan pemotongan pajak. Dokumen ini berfungsi sebagai jembatan utama antara penghasilan yang diperoleh karyawan dan apa yang diharapkan oleh IRS untuk dilaporkan. Formulir ini mencakup lima bagian utama:

• Rincian Kompensasi: Total gaji, tips, bonus, dan bentuk remunerasi lain yang diperoleh selama tahun kalender
• Pemotongan Federal: Jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong dari gaji berdasarkan pilihan W-4 karyawan
• Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare: Kontribusi payroll yang menetapkan hak atas manfaat di masa depan
• Informasi Pajak Negara dan Lokal: Pemotongan pajak penghasilan negara atau lokal, berlaku untuk pekerja di yurisdiksi pajak
• Potongan dan Manfaat Sebelum Pajak: Kontribusi ke rekening pensiun, premi asuransi kesehatan, dan manfaat karyawan lain yang dibayar melalui pengurangan gaji

Pengusaha harus menyediakan salinan kepada karyawan dan IRS, menciptakan sistem akuntabilitas yang mencegah ketidaksesuaian dalam pelaporan penghasilan.

Ketika Karyawan Belum Menerima W-2 Mereka

Meskipun tenggat waktu cap pos 31 Januari bersifat tetap, keterlambatan pengiriman surat bisa terjadi. Bagi mereka yang W-2-nya belum diterima, langkah pertama adalah menghubungi langsung departemen sumber daya manusia atau penggajian. Ada baiknya memverifikasi alamat Anda saat ini, karena W-2 yang dikirim ke alamat yang sudah tidak berlaku bisa hilang dalam pengiriman.

Banyak pengusaha modern kini menyediakan akses elektronik melalui portal aman. Memeriksa sistem manfaat karyawan atau penggajian online perusahaan Anda mungkin memungkinkan Anda mengunduh formulir secara langsung tanpa harus menunggu pengiriman pos.

Jika pengusaha tidak merespons, IRS sendiri dapat turun tangan. Menghubungi 1-800-829-1040 dengan nomor Jaminan Sosial, detail pengusaha, dan tanggal kerja memungkinkan lembaga tersebut meminta dokumen yang hilang atas nama Anda. IRS menyimpan catatan apa yang dilaporkan atas nama Anda melalui layanan Wage and Income Transcript.

Bagi mereka yang mendekati tenggat 15 April tanpa W-2 yang diperlukan, ada dua solusi. Anda dapat mengajukan permohonan perpanjangan pengajuan selama enam bulan menggunakan Formulir 4868, meskipun ini hanya menunda pengajuan—bukan pembayaran pajak yang terutang. Alternatifnya, Formulir 4852 memungkinkan Anda mengajukan berdasarkan perkiraan penghasilan dan pemotongan berdasarkan slip gaji terakhir Anda, dengan pemahaman bahwa mungkin perlu dilakukan perubahan setelah W-2 yang sebenarnya diterima.

Konsekuensi Keuangan dan Hukum karena Tidak Mematuhi

Pengusaha yang mengabaikan kewajiban distribusi W-2 menghadapi denda keuangan yang meningkat tergantung seberapa terlambat formulir tersebut dikeluarkan. Untuk pengajuan tahun 2024, struktur denda IRS terbagi menjadi beberapa tingkat:

• 30 hari atau kurang dari tenggat waktu: $60 per formulir
• 31 hari hingga 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak diajukan: $310 per formulir
• Pelanggaraan dengan sengaja: $630 per formulir

Yang penting, denda ini berlaku per formulir per penerima. Sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang mengajukan W-2 pada bulan September menghadapi $310 dikalikan dengan dua formulir per karyawan (satu ke IRS, satu ke karyawan), totalnya mencapai $620 per pekerja. Untuk perusahaan dengan 10 karyawan, ini bisa mencapai denda sebesar $6.200—belum termasuk bunga yang ditambahkan IRS ke denda tersebut.

Selain itu, perusahaan juga berisiko menghadapi tindakan penegakan hukum, pemicu audit, dan kerusakan catatan kepatuhan mereka terhadap otoritas pajak.

Mengapa Kepatuhan Tepat Waktu Penting

Kewajiban agar pengusaha menyiapkan W-2 paling lambat 31 Januari bukan sekadar birokrasi yang tidak penting—ini adalah mekanisme yang memastikan pekerja dapat mengajukan secara akurat dan tepat waktu. Ketika perusahaan menunda atau gagal menyediakan formulir ini, mereka memaksa karyawan dalam posisi sulit dan membuka diri terhadap tanggung jawab keuangan yang signifikan. Memahami kewajiban ini melindungi baik pengusaha yang ingin tetap patuh maupun karyawan yang membutuhkan dokumen untuk memenuhi kewajiban pajak mereka sendiri.