Hiểu về thời hạn W-2: Khi nào các mẫu W-2 được gửi đi và điều gì xảy ra nếu nhà tuyển dụng của bạn bỏ lỡ hạn chót

Trong mùa nộp thuế, một nhiệm vụ quan trọng là theo dõi tất cả các tài liệu cần thiết để nộp tờ khai trước hạn chót của IRS. Nếu bạn đã nghỉ việc trong năm thuế, có khả năng bạn đang chờ đợi mẫu W-2 của mình—và thời điểm gửi mẫu này rất quan trọng. Thời gian gửi mẫu W-2 có ảnh hưởng lớn đến việc nộp thuế của bạn. Theo luật, nhà tuyển dụng phải phát hành các mẫu này trước một hạn chót cụ thể, và việc hiểu rõ khi nào điều đó xảy ra có thể giúp bạn lên kế hoạch trước và biết phải làm gì nếu mẫu của bạn đến muộn hoặc không đến.

Thời gian gửi W-2: Các mốc quan trọng bạn cần biết

IRS đã thiết lập một hạn chót chắc chắn mà các nhà tuyển dụng phải tuân thủ: tất cả các mẫu W-2 phải được gửi cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2025, điều này có nghĩa là tất cả các nhà tuyển dụng nên đã gửi mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 năm 2026.

Hạn chót ngày 31 tháng 1 này nhằm mục đích cụ thể—nó cho phép nhân viên có đủ thời gian thu thập các tài liệu thuế của mình và nộp tờ khai trước ngày 15 tháng 4. Luật công nhận rằng người lao động cần khoảng thời gian này để chuẩn bị các hồ sơ chính xác, và các nhà tuyển dụng không đáp ứng hạn chót sẽ phải đối mặt với hậu quả tài chính đáng kể.

Điều quan trọng là lưu ý rằng khi nhà tuyển dụng gửi W-2 qua thư, có thể mất vài ngày hoặc vài tuần để đến sau hạn chót ngày 31 tháng 1. Đây là lý do tại sao nhà tuyển dụng bắt buộc phải đóng dấu bưu điện trước ngày 31 tháng 1, chứ không phải gửi đúng ngày đó. Nếu bạn vẫn đang chờ đợi mẫu của mình vài tuần sau ngày 31 tháng 1, đã đến lúc bạn cần hành động.

Chính xác W-2 là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Trước khi tìm hiểu những gì cần làm nếu W-2 của bạn chưa đến, hãy hiểu tại sao tài liệu này lại quan trọng đến vậy. Mẫu W-2, chính thức gọi là Báo cáo Tiền lương và Thuế, là tài liệu nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo thu nhập và thông tin thuế của nhân viên cho cả người lao động và IRS.

W-2 của bạn chứa một số thông tin chính:

Thu nhập và tiền thưởng. Hiển thị tổng số tiền lương, tiền tip và các khoản thù lao khác bạn nhận trong năm thuế.

Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ. Báo cáo số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã trích từ lương của bạn trong suốt năm dựa trên các lựa chọn khấu trừ W-4 của bạn.

Đóng góp An sinh xã hội và Medicare. W-2 của bạn ghi nhận các khoản đóng góp vào An sinh xã hội và Medicare, đảm bảo bạn nhận được quyền lợi đúng mức trong tương lai.

Thuế bang và địa phương. Nếu bạn làm việc ở bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, W-2 của bạn thể hiện số tiền đã bị khấu trừ cho các mục đích đó.

Các khoản khấu trừ và lợi ích khác. Mẫu có thể bao gồm thông tin về đóng góp vào kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế trả qua các khoản khấu trừ trước thuế, và các lợi ích nhân viên khác.

IRS sẽ đối chiếu thông tin trên W-2 của bạn với tờ khai thuế của bạn. Nếu thu nhập bạn khai khác với thông tin trên W-2, hoặc bạn không nộp tờ khai, IRS sẽ liên hệ với bạn. Đó là lý do tại sao việc nhận được W-2 chính xác là rất quan trọng để đảm bảo tờ khai thuế của bạn đúng và đầy đủ.

Các bước để lấy W-2 nếu bạn chưa nhận được

Nếu đã quá ngày 31 tháng 1 và bạn vẫn chưa có W-2 từ nhà tuyển dụng cũ, đừng hoảng loạn—có nhiều cách bạn có thể thực hiện.

Liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng cũ. Liên hệ bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương và lịch sự yêu cầu họ gửi W-2 của bạn. Xác nhận họ có địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển nhà sau khi nghỉ việc, mẫu của bạn có thể đã được gửi đến địa chỉ cũ. Hãy hỏi họ dự kiến khi nào bạn có thể nhận được.

Kiểm tra truy cập trực tuyến. Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp W-2 qua cổng thông tin trực tuyến bảo mật. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, hãy đăng nhập và tải xuống mẫu của bạn trực tiếp. Đây thường là cách nhanh nhất để lấy W-2 mà không cần chờ đợi gửi qua thư.

Liên hệ IRS để được hỗ trợ. Nếu nhà tuyển dụng của bạn không phản hồi hoặc nói rằng họ đã gửi W-2 của bạn rồi, bạn có thể gọi IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn các thông tin sau khi gọi:

  • Tên, địa chỉ, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
  • Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
  • Các ngày bạn làm việc ở đó
  • Ước tính thu nhập và số thuế đã khấu trừ dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay mặt bạn để yêu cầu W-2 còn thiếu.

Yêu cầu gia hạn nộp thuế nếu hạn chót ngày 15 tháng 4 sắp đến. Bạn có hai lựa chọn nếu thời gian còn lại hạn chế. Thứ nhất, bạn có thể nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn tự động thêm sáu tháng. Lưu ý rằng việc gia hạn chỉ giúp bạn có thêm thời gian nộp tờ khai, không gia hạn thời gian thanh toán thuế. Tính toán số thuế dự kiến dựa trên phiếu lương của bạn và nộp tiền trước ngày 15 tháng 4, ngay cả khi tờ khai chưa hoàn chỉnh. Sau khi có gia hạn, bạn có thể tạo tài khoản trực tuyến trên IRS và yêu cầu Bản sao Chứng minh Thu nhập và Tiền lương, thể hiện tất cả thông tin W-2 mà IRS có hồ sơ của bạn. Bản sao này thường đến vào tháng 6 hoặc tháng 7.

Nộp thuế mà không có W-2 bằng cách sử dụng Mẫu 4852. Ngoài ra, bạn có thể nộp tờ khai thuế của mình bằng Mẫu 4852, Thay thế cho Mẫu W-2, Báo cáo Tiền lương và Thuế. Mẫu này cho phép bạn ước tính thu nhập và số thuế đã khấu trừ chính xác nhất dựa trên phiếu lương. Tuy nhiên, nếu sau này W-2 thực tế của bạn thể hiện thông tin khác đáng kể, bạn có thể cần nộp tờ khai sửa đổi. Làm việc với chuyên gia thuế trong quá trình này có thể giúp bạn nộp đúng và chính xác.

Hình phạt của nhà tuyển dụng: Hậu quả của việc trễ hạn gửi W-2

Nhà tuyển dụng không gửi mẫu W-2 đúng hạn sẽ phải đối mặt với các khoản phạt lớn theo luật liên bang. IRS áp dụng phạt theo từng mẫu, nghĩa là vi phạm không chỉ ảnh hưởng đến bản sao gửi cho nhân viên mà còn đến bản của IRS, làm tăng chi phí cho nhà tuyển dụng.

Đối với các mẫu W-2 phải gửi trong năm 2024, cấu trúc phạt như sau:

  • Gửi chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
  • Gửi từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
  • Gửi sau ngày 1 tháng 8 hoặc không gửi: $310 mỗi mẫu
  • Có ý định cố ý hoặc bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Ví dụ, một công ty có 10 nhân viên không gửi W-2 đến tháng 9. Vì mỗi W-2 đều tính là hai mẫu (một gửi cho IRS, một gửi cho nhân viên), và mỗi mẫu là $310, tổng chi phí phạt là $620 cho mỗi nhân viên. Với 10 nhân viên, tổng tiền phạt là $6,200—chưa kể IRS có thể cộng thêm lãi suất, làm tăng tổng chi phí đáng kể.

Cấu trúc phạt này tạo động lực mạnh mẽ để các nhà tuyển dụng đáp ứng hạn chót ngày 31 tháng 1. Không có giới hạn tổng số tiền phạt, nên một doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên có thể phải đối mặt với khoản phạt hàng trăm nghìn đô la do vi phạm hệ thống trong việc gửi W-2 đúng hạn.

Kết luận

Hiểu rõ thời điểm W-2 được gửi đi giúp bạn tổ chức tốt hơn trong mùa thuế. Nhà tuyển dụng phải gửi W-2 trước ngày 31 tháng 1, để nhân viên có thời gian nộp trước ngày 15 tháng 4. Nếu bạn chưa nhận được W-2 từ nhà tuyển dụng cũ, hãy liên hệ với họ, kiểm tra cổng trực tuyến hoặc liên hệ IRS. Nếu thời gian còn lại hạn chế, bạn có thể nộp đơn xin gia hạn hoặc sử dụng Mẫu 4852 để nộp tờ khai dựa trên ước tính. Trong khi đó, nhà tuyển dụng phải đối mặt với các khoản phạt nghiêm trọng nếu trễ hạn, nên hầu hết đều tuân thủ yêu cầu này. Hãy chủ động theo dõi W-2 của bạn—đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất bạn cần khi đến mùa nộp thuế.

Xem bản gốc
Trang này có thể chứa nội dung của bên thứ ba, được cung cấp chỉ nhằm mục đích thông tin (không phải là tuyên bố/bảo đảm) và không được coi là sự chứng thực cho quan điểm của Gate hoặc là lời khuyên về tài chính hoặc chuyên môn. Xem Tuyên bố từ chối trách nhiệm để biết chi tiết.
  • Phần thưởng
  • Bình luận
  • Đăng lại
  • Retweed
Bình luận
0/400
Không có bình luận
  • Ghim