Hướng dẫn viết séc 101: Hướng dẫn đầy đủ để làm chủ việc viết séc giấy

Trong thế giới giao dịch kỹ thuật số và ngân hàng di động ngày nay, viết séc có thể trông như một thứ còn sót lại của quá khứ. Tuy nhiên, hàng triệu người vẫn dựa vào séc giấy cho các khoản thanh toán quan trọng—từ tiền thuê nhà và tiện ích đến lương và giải quyết pháp lý. Dù bạn mới bắt đầu làm quen với ngân hàng hay chỉ cần ôn tập lại, việc hiểu cách viết séc đúng cách là một kỹ năng tài chính thiết yếu sẽ phục vụ bạn tốt trong suốt cuộc đời.

Hiểu Các Số Cần Thiết Trên Séc Của Bạn

Trước khi bạn đặt bút xuống giấy, hãy dành chút thời gian làm quen với cấu trúc của một chiếc séc. Mỗi chiếc séc ngân hàng đều chứa ba số nhận dạng quan trọng mà bạn nên biết:

1. Mã Routing Mã routing của ngân hàng bạn là một mã định danh duy nhất gồm chín chữ số, phân biệt tổ chức tài chính của bạn với tất cả các tổ chức khác. Mã này xuất hiện trên mọi chiếc séc do ngân hàng phát hành và rất cần thiết để xử lý các giao dịch—đặc biệt là chuyển khoản trực tuyến và thanh toán tự động mà bạn có thể thiết lập qua website ngân hàng của mình.

2. Số Tài Khoản Số tài khoản của bạn xác định chính xác tài khoản séc của bạn trong hệ thống ngân hàng. Số này đảm bảo các khoản gửi tiền và rút tiền của bạn được ghi có đúng nơi.

3. Số Séc Mỗi chiếc séc trong sổ séc của bạn đều mang một số thứ tự riêng. Bạn sẽ thấy số này được in ở hai nơi: góc trên bên phải và bên cạnh số tài khoản của bạn ở phía dưới của séc.

Quy Trình Hoàn Thành Một Chiếc Séc Từng Bước

Viết séc đúng cách khá đơn giản khi bạn đã hiểu rõ phần nào đi đâu. Hãy làm theo sáu bước thiết yếu sau để đảm bảo séc của bạn hợp lệ và được xử lý suôn sẻ:

1. Nhập Ngày Ở phần góc trên bên phải của séc, viết ngày hôm nay hoặc ngày bạn phát hành séc. Người nhận cần biết khi nào bạn đã thực hiện thanh toán, và thông tin này giúp việc ghi chép hồ sơ dễ dàng hơn.

2. Xác Định Người Nhận Trên dòng ghi “Pay to the Order of,” viết tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Cẩn thận viết đúng chính tả—kiểm tra lại nếu bạn không chắc chắn. Tên sai có thể gây chậm trễ trong quá trình xử lý.

3. Ghi Số Tiền Bằng Chữ Số Trong ô bên phải của séc, nhập số tiền thanh toán bằng dạng số (ví dụ: $250.75). Đặt các số gần sát mép trái nhất có thể. Thực hành này giúp ngăn chặn ai đó thêm số để tăng số tiền—một kỹ thuật gian lận phổ biến.

4. Viết Số Tiền Bằng Chữ Dưới dòng ghi tên người nhận, viết rõ số tiền chính xác bằng chữ. Với séc trị giá $250.75, bạn sẽ viết “Hai trăm năm mươi đô la và 75/100.” Phiên bản bằng chữ này có ưu thế pháp lý nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa số và chữ. Độ chính xác rất quan trọng ở đây.

5. Thêm Ghi Chú (Tùy Chọn nhưng Nên Làm) Sử dụng dòng ghi chú để ghi rõ mục đích của khoản thanh toán. Nếu thanh toán cho công ty tiện ích, viết số tài khoản của bạn. Đối với khoản thuế, ghi năm. Ghi chú đơn giản này giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán sau này vài tháng hoặc vài năm.

6. Ký Tên Ký tên bạn ở góc dưới bên phải—đây là nơi ký của bạn. Chữ ký của bạn hợp pháp hóa khoản thanh toán và xác nhận bạn là chủ tài khoản đã phát hành số tiền này. Một chiếc séc không thể được xử lý nếu không có chữ ký hợp lệ.

Ví Dụ Thực Tế: Thanh Toán Hóa Đơn Hàng Tháng

Hãy cùng xem qua một tình huống thực tế để thấy cách các bước này kết hợp với nhau. Giả sử bạn cần gửi thanh toán cho công ty cấp nước của mình. Hóa đơn mới nhất của bạn ghi rõ số dư còn nợ là $127.43, và hóa đơn có hướng dẫn gửi séc đến một địa chỉ cụ thể.

Dưới đây là cách bạn điền séc:

• Dòng ngày: Viết ngày bạn gửi séc—ví dụ, ngày 15 tháng 1 năm 2026
• Dòng người nhận: Viết “Cục Nước Thành Phố” (hoặc tên chính thức của tiện ích của bạn)
• Số tiền bằng số: Nhập “$127.43” trong ô bên phải, đặt gần mép trái
• Số tiền bằng chữ: Viết “Một trăm hai mươi bảy đô la và 43/100”
• Phần ghi chú: Ghi số tài khoản của bạn theo hóa đơn để tiện ích có thể đối chiếu khoản thanh toán với tài khoản của bạn
• Chữ ký: Ký sau khi xác nhận tất cả thông tin đều chính xác

Sau khi hoàn tất, gửi séc cùng các tài liệu cần thiết đến địa chỉ do công ty cung cấp.

Bảo Vệ Bạn Trước Gian Lận Séc

Viết séc trong thế giới ngày càng số hóa đòi hỏi bạn phải cẩn thận hơn để tránh gian lận. Áp dụng các biện pháp an ninh sau để giữ an toàn cho tài khoản của bạn:

• Dùng bút mực, không dùng bút chì. Bút chì có thể bị tẩy, cho phép ai đó chỉnh sửa séc của bạn. Mực vĩnh viễn ngăn chặn việc sửa đổi.
• Không bao giờ ký séc trống. Luôn điền tên người nhận và số tiền trước khi ký.
• Tránh viết séc trả tiền cho “Tiền mặt.” Những séc này có thể bị ai đó rút tiền khi tìm thấy.
• Không để chỗ trống. Gian lận có thể thêm số vào số tiền nếu bạn để trống. Viết số gần sát mép trái và gạch một đường qua các khoảng trống.
• Bảo quản séc trống cẩn thận. Giữ séc chưa dùng trong nơi an toàn, riêng biệt với thông tin tài khoản của bạn.

Những biện pháp này giúp giảm đáng kể nguy cơ trở thành nạn nhân của gian lận séc.

Cách Thoả Thuận Ký Phê Chuẩn Một Chiếc Séc Trong Các Tình Huống Khác Nhau

Khi bạn nhận được séc, bạn không thể gửi tiền hoặc rút tiền ngay lập tức. Séc phải được ký phê—quá trình xác nhận bạn là người nhận hợp pháp.

Ký Phê Trống Cách đơn giản nhất là ký tên bạn ở mặt sau của séc, trong khu vực dành cho ký phê. Phương pháp này phù hợp để gửi tiền tại quầy hoặc qua máy ATM. Tuy nhiên, đây là phương pháp ít an toàn nhất—bất kỳ ai giữ séc đều có thể cố gắng rút tiền.

Ký Phê An Toàn Để tăng cường bảo vệ, viết “Chỉ để Gửi Tiền Vào Tài Khoản Số [số tài khoản của bạn]” ở mặt sau, rồi ký tên bên dưới. Điều này hạn chế séc chỉ được gửi vào tài khoản của bạn. Chờ đến gần thời điểm gửi tiền mới ký tên.

Ký Phê Người Thứ Ba Nếu bạn muốn chuyển séc cho người khác, viết “Pay to the Order of [tên người nhận]” và ký tên. Tuy nhiên, nhiều ngân hàng hiện không chấp nhận ký phê của người thứ ba do lo ngại gian lận, nên xác nhận với ngân hàng của bạn trước.

Ký Phê Séc Doanh Nghiệp Séc viết cho công ty yêu cầu có chữ ký của đại diện được ủy quyền, tên doanh nghiệp, chức vụ của người ký, và các hạn chế như “Chỉ để Gửi Tiền.”

Ký Phê Nhiều Người Nhận Khi séc được viết cho nhiều người liên kết bằng “và,” tất cả các bên phải ký. Nếu liên kết bằng “hoặc,” bất kỳ bên nào cũng có thể ký.

Các Cách Gửi Tiền Séc Vào Tài Khoản Của Bạn

Bạn có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết để đưa séc vào tài khoản nhanh chóng:

Tại Chi Nhánh Ngân Hàng Đến ngân hàng trong giờ làm việc mang theo séc đã ký và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Giao dịch viên sẽ xử lý gửi tiền của bạn, và bạn sẽ nhận được biên lai xác nhận.

Qua Máy ATM Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng có dịch vụ gửi séc qua ATM. Ký tên séc, chèn vào khe (thường trong phong bì), và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Gửi tiền của bạn thường sẽ được ghi có trong vòng một đến hai ngày làm việc.

Gửi Tiền Qua Ứng Dụng Ngân Hàng Trên Điện Thoại Phương pháp này ngày càng tiện lợi: chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc đã ký bằng điện thoại, tải lên qua ứng dụng ngân hàng của bạn, rồi nhập số tiền. Ngân hàng xử lý gửi tiền kỹ thuật số. Giữ lại séc vật lý cho đến khi xác nhận khoản gửi đã thành công, rồi tiêu hủy nó.

Cách Đặt Mua Séc Mới Khi Séc Của Bạn Sắp Hết

Cuối cùng, bạn sẽ cần đặt hàng séc mới. Có một số lựa chọn:

Qua Trang Web hoặc Ứng Dụng Ngân Hàng Đăng nhập vào cổng ngân hàng trực tuyến của bạn và tìm mục “đặt hàng séc” trong dịch vụ tài khoản. Bạn sẽ cần thông tin từ séc cũ: số tài khoản, mã routing, và chi tiết ngân hàng.

Tại Chi Nhánh Ngân Hàng Địa Phương Đến trực tiếp và yêu cầu séc từ nhân viên. Mang theo séc hiện có để tham khảo.

Từ Các Công Ty In Séc Bên Ngoài Các công ty độc lập in séc cho khách hàng của hầu hết các ngân hàng. Chi phí khác nhau, nhưng các lựa chọn bên ngoài thường có thiết kế đa dạng và giá cạnh tranh.

Khi đặt hàng, tham khảo số séc gần nhất của bạn để séc mới tiếp tục theo trình tự. Séc cá nhân cơ bản là lựa chọn tiết kiệm nhất, mặc dù có thể tùy chỉnh thiết kế với giá cao hơn.

Trả Lời Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Séc

Tôi có thể viết séc có ngày sau không? Có, séc có ngày sau hợp pháp ở hầu hết nơi. Bạn có thể làm điều này nếu thanh toán trước ngày đáo hạn hoặc khi chưa có đủ tiền. Kiểm tra luật pháp cụ thể của bang bạn để xác nhận.

Tôi nên viết gì khi thanh toán IRS? Hãy viết séc của bạn trả cho “U.S. Treasury,” không phải IRS. Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An Sinh Xã Hội, năm thuế, và mã số mẫu thuế phù hợp. Lấy địa chỉ gửi thư chính xác từ IRS hoặc chuyên gia thuế của bạn.

Tôi có thể viết séc cho chính mình không? Chắc chắn rồi. Viết tên bạn làm người nhận để rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản. Dù ít phổ biến hơn các phương pháp rút tiền khác, nhưng hoàn toàn hợp pháp.

Séc có thể gửi qua ATM không? Nhiều tổ chức hiện cho phép gửi séc qua ATM. Hỏi ngân hàng của bạn xem ATM nào chấp nhận séc và làm theo quy trình của họ.