Hướng Dẫn Toàn Diện về Những Điều Cần Biết về Tài Khoản Gửi Tiền: Cách Viết Séc Đúng Cách

Dù nền tảng ngân hàng kỹ thuật số và các nền tảng thanh toán di động phát triển nhanh chóng, việc biết cách viết séc vẫn là một kỹ năng tài chính thiết yếu. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn tiện ích, nhận lương từ nhà tuyển dụng, hay xử lý một món quà tiền mặt, séc vẫn tiếp tục là một phương tiện thanh toán đáng tin cậy và được chấp nhận rộng rãi. Cuốn sách hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ cần biết về cách soạn thảo, ký hậu, gửi tiền và đặt hàng séc.

Thông tin cần thiết và các số quan trọng

Trước khi bắt đầu soạn séc, điều quan trọng là phải hiểu ba mã định danh quan trọng xuất hiện trên mọi séc tiêu chuẩn. Những số này phục vụ các mục đích khác nhau trong hệ thống ngân hàng và nằm ở vị trí nhất quán trên tất cả các séc in sẵn.

Số định tuyến đại diện cho mã định danh duy nhất của ngân hàng bạn trong hệ thống ngân hàng liên bang. Mã gồm chín chữ số này phân biệt một tổ chức tài chính với tổ chức khác và rất cần thiết để xử lý các giao dịch, đặc biệt khi thực hiện chuyển khoản trực tuyến hoặc thanh toán tự động.

Số tài khoản của bạn là mã định danh cá nhân cho tài khoản séc của bạn. Nó phân biệt tài khoản của bạn với tất cả các tài khoản khác tại cùng ngân hàng.

Số séc xuất hiện hai lần trên séc của bạn: ở góc trên bên phải và bên cạnh số tài khoản của bạn. Mỗi séc trong một chuỗi sẽ nhận một số theo thứ tự để theo dõi và ghi chép.

Hướng dẫn từng bước để viết séc của bạn

Việc soạn séc chính xác khá đơn giản khi bạn đã hiểu vị trí và định dạng của từng thành phần. Làm theo các hướng dẫn chi tiết sau để đảm bảo séc của bạn được thực hiện đúng và sẽ được các tổ chức tài chính chấp nhận.

Vị trí và nhập ngày nằm ở phần trên bên phải của séc. Nhập ngày bạn gửi séc, thường là ngày hiện tại. Dấu thời gian này thông báo cho người nhận khi khoản thanh toán được phát hành.

Xác định người nhận yêu cầu bạn viết tên người nhận trên dòng “Pay to the Order of”. Cẩn thận xác nhận chính xác chính tả tên cá nhân hoặc tổ chức trước đó. Chính xác ở bước này giúp tránh trì hoãn xử lý và đảm bảo tiền đến đúng nơi.

Số tiền bằng số nên được nhập vào ô dành riêng ở phía bên phải của séc. Đặt số này càng xa bên trái trong ô càng tốt để ngăn chặn kẻ gian chèn thêm chữ số. Một thủ thuật phổ biến là thêm chữ số vào bên trái của số tiền (ví dụ, chuyển $100 thành $2,100).

Số tiền bằng chữ đi ngay dưới dòng người nhận. Viết rõ số tiền bằng chữ—for example, “$243.26” thành “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100”. Phiên bản bằng chữ này có giá trị pháp lý nếu có sự khác biệt giữa số tiền bằng số và bằng chữ. Các hệ thống ngân hàng ưu tiên phiên bản bằng chữ trong các trường hợp tranh chấp.

Ghi chú ghi chú là tùy chọn nhưng rất được khuyến khích. Sử dụng không gian này để ghi rõ mục đích thanh toán—số tham chiếu, mã tài khoản hoặc mô tả ngắn gọn. Thói quen này rất hữu ích khi đối chiếu tài khoản hoặc theo dõi các khoản chi tiêu cụ thể sau này.

Chữ ký của bạn phải xuất hiện ở góc dưới bên phải của séc. Không có chữ ký hợp lệ, séc không thể được xử lý. Chữ ký của bạn thể hiện cam kết pháp lý của bạn để chuyển khoản đã ghi rõ cho người nhận.

Ví dụ thực tế: Xử lý thanh toán tiện ích

Giả sử bạn đang thanh toán hóa đơn điện. Trong bảng sao kê, số dư còn nợ là $113.97 từ ABC Electric. Dưới đây là cách bạn hoàn thành séc:

Bắt đầu bằng ngày ở góc trên bên phải. Nếu bạn gửi thư séc vào ngày 1 tháng 7 năm 2022, nhập ngày đó. Tiếp theo, viết ABC Electric trên dòng người nhận. Trong ô số tiền, nhập $113.97, đặt về phía bên trái của ô. Dưới dòng người nhận, viết rõ số tiền: Một trăm mười ba đô la và 97/100.

Nhiều công ty tiện ích yêu cầu ghi số tài khoản trên dòng ghi chú để xử lý thanh toán đúng cách. Bao gồm số của bạn trong không gian đó. Cuối cùng, kiểm tra tất cả thông tin chính xác trước khi ký tên. Sau khi hoàn tất, gửi séc cùng các tài liệu cần thiết đến địa chỉ được cung cấp trên sao kê của bạn.

Các thực hành tốt nhất về an ninh séc và ghi chép

Dù trong bối cảnh tài chính kỹ thuật số ngày nay, séc có vẻ cổ điển, nhưng việc áp dụng các biện pháp an ninh và duy trì hồ sơ cẩn thận sẽ bảo vệ tài khoản và tài chính của bạn.

Ghi chép giao dịch là nền tảng của quản lý séc. Ghi lại chi tiết theo phương pháp phù hợp với bạn—sổ séc vật lý, bảng tính hoặc phần mềm kế toán. Với mỗi séc viết, ghi nhớ:

• Số séc theo thứ tự
• Ngày phát hành
• Tên người nhận
• Mô tả ngắn gọn về giao dịch
• Số tiền thanh toán

Đối chiếu hàng tháng qua việc xem xét sao kê ngân hàng—thường gọi là “cân đối sổ séc”—để phù hợp hồ sơ cá nhân với các giao dịch chính thức của ngân hàng. Việc này giúp phát hiện sai lệch, trì hoãn xử lý, và cung cấp hình ảnh chính xác về tình hình tài chính của bạn.

Các biện pháp an ninh giúp ngăn chặn gian lận liên quan đến séc:

• Viết séc bằng mực, đảm bảo thông tin không thể bị xóa hoặc sửa đổi
• Không ký séc trống trước
• Không viết séc trả tiền “tiền mặt”
• Tránh tạo khoảng trống dư thừa để kẻ gian có thể thêm thông tin hoặc số tiền
• Chỉ ký séc ngay trước khi nộp, sau khi xác nhận tất cả chi tiết

Các tình huống đặc biệt: Séc gửi cho chính bạn và nhiều người nhận

Thanh toán cho chính mình hoàn toàn hợp pháp và đôi khi rất tiện lợi. Bạn có thể viết séc tên mình để rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản. Chỉ cần ghi tên của bạn trên dòng người nhận và hoàn thành séc như bình thường. Dù các máy ATM và chuyển khoản điện tử hiện đại cung cấp phương pháp nhanh hơn, nhưng đây vẫn là một lựa chọn khả thi.

Khi séc liên quan đến nhiều người nhận, phương pháp ký hậu phụ thuộc vào cách séc ban đầu được viết. Nếu séc ghi “Jane and John Doe,” cả hai người phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc rút tiền. Tuy nhiên, nếu viết là “Jane or John Doe,” một trong hai có thể tự thực hiện.

Hiểu về ký hậu séc để gửi tiền

Khi nhận séc từ người khác, ký hậu là bắt buộc trước khi gửi tiền hoặc rút tiền. Quá trình này xác nhận bạn là người nhận hợp pháp và bảo vệ chống gian lận cho tất cả các bên.

Quy trình ký hậu bao gồm ký tên mặt sau của séc. Hầu hết các séc có khu vực ký hậu riêng với hướng dẫn như “Endorse here,” kèm dòng “Do not write, stamp or sign below this line.” Việc này giúp tách biệt phần ký của bạn khỏi không gian xử lý của ngân hàng.

Chữ ký trên mặt sau phải khớp với tên người nhận trên mặt trước. Nếu tên của bạn bị sai chính tả trên séc, ký hậu bằng chính cách viết sai đó trước, sau đó ký lại bằng chính xác để rõ ràng.

Ký hậu trống là phương pháp phổ biến nhất—chỉ cần ký tên của bạn trên mặt sau mà không thêm hướng dẫn nào khác. Bạn sẽ thông báo bằng lời cho nhân viên ngân hàng muốn rút tiền mặt hay gửi tiền. Phương pháp này phù hợp cho gửi tiền qua ATM và ứng dụng di động, nhưng ít an toàn hơn; ai có séc cũng có thể rút tiền.

Ký hậu an toàn tăng cường bảo vệ bằng cách viết “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” trước khi ký. Giữ trong khu vực ký hậu được chỉ định. Để an toàn tối đa, chờ đến gần thời điểm gửi tiền mới ký.

Ký hậu của bên thứ ba xảy ra khi bạn nhận séc và muốn chuyển hướng cho người khác. Ghi “Pay to the order of [Tên người nhận],” rồi ký như bình thường. Không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này, nên xác nhận trước khi thử.

Ký hậu cho doanh nghiệp yêu cầu người đại diện có thẩm quyền ký và có thể bao gồm tên doanh nghiệp, chữ ký, chức vụ và các hạn chế như “For Deposit Only.”

Ký hậu qua điện thoại di động có thể yêu cầu ngôn ngữ cụ thể như “For Mobile Deposit To [Tên ngân hàng]” tùy theo yêu cầu của ngân hàng của bạn. Kiểm tra hướng dẫn của ngân hàng hoặc dịch vụ khách hàng.

Nhận và xử lý séc hiệu quả

Có nhiều phương thức gửi tiền tùy thuộc vào sở thích ngân hàng và mức độ quen thuộc với công nghệ của bạn.

Gửi tiền tại chi nhánh yêu cầu bạn đến ngân hàng địa phương cùng séc đã ký hậu và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Trình séc cho nhân viên ngân hàng, thông báo ý định gửi tiền hoặc điền phiếu gửi tiền theo hướng dẫn.

Gửi tiền qua ATM có sẵn tại nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng. Đảm bảo séc đã ký hậu trước. Một số máy ATM yêu cầu bỏ séc vào phong bì để gửi. Làm theo hướng dẫn trên màn hình của ngân hàng bạn.

Gửi tiền qua điện thoại di động là phương pháp nhanh nhất và tiện lợi nhất hiện nay cho nhiều khách hàng. Tải ứng dụng ngân hàng của bạn, chọn tài khoản gửi, nhập số tiền, chụp hình mặt trước và mặt sau của séc, rồi gửi đi. Giữ séc vật lý cho đến khi xác nhận số tiền đã có trong tài khoản, rồi tiêu hủy an toàn.

Đặt hàng séc và quản lý nguồn cung

Khi số lượng séc hiện tại giảm, có nhiều cách đặt hàng.

Séc do ngân hàng cung cấp đôi khi đi kèm miễn phí khi mở tài khoản séc mới. Nếu không, bạn sẽ mua thêm séc qua ngân hàng của mình.

Đặt hàng trực tuyến qua website hoặc ứng dụng di động của ngân hàng thường là phương pháp tiện lợi nhất. Đăng nhập và truy cập phần dịch vụ khách hàng hoặc dịch vụ tài khoản để đặt séc. Bạn sẽ tham khảo séc hiện có để lấy các thông tin ngân hàng cần thiết.

Nhà cung cấp thay thế gồm các công ty in séc bên thứ ba, một số hợp tác với ngân hàng của bạn, số khác là nhà cung cấp độc lập. Các lựa chọn này có thể cung cấp thiết kế trang trí hoặc giá cạnh tranh.

Thông tin cần thiết để đặt hàng gồm số tài khoản, số định tuyến, tên ngân hàng, số séc bắt đầu, và thông tin liên hệ. Chi phí phụ thuộc vào kiểu séc và nhà cung cấp.

Các câu hỏi thường gặp về séc

Tôi có thể viết séc có ngày trong tương lai không? Séc có ghi ngày sau (postdated) hợp pháp ở hầu hết các nơi, mặc dù luật pháp từng bang có thể khác nhau. Một số người dùng séc có ngày sau khi gửi để thanh toán trước hoặc khi chưa đủ số dư trong tài khoản.

Làm thế nào để viết séc gửi cho IRS? Séc gửi cho Cục Thuế vụ (IRS) cần thông tin séc tiêu chuẩn cộng thêm các chi tiết bắt buộc: tên và địa chỉ của bạn, số điện thoại liên hệ ban ngày, số An sinh xã hội hoặc Mã số doanh nghiệp (EIN), năm thuế liên quan, và số mẫu hoặc thông báo thuế liên quan. Luôn ghi séc trả cho “U.S. Treasury” chứ không phải IRS trực tiếp. Tham khảo mẫu thuế hoặc liên hệ chuyên gia thuế để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Gửi tiền qua ATM có sẵn không? Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng hỗ trợ gửi tiền qua ATM, mặc dù khả năng này tùy thuộc vào từng tổ chức. Chèn thẻ ghi nợ, nhập mã PIN, làm theo hướng dẫn trên màn hình. Hỏi ngân hàng của bạn để xác nhận dịch vụ này có sẵn và nhận hướng dẫn cụ thể.

Tại sao séc vẫn còn quan trọng? Mặc dù thanh toán kỹ thuật số ngày càng phổ biến, séc vẫn quan trọng trong các trường hợp đặc biệt: thanh toán hóa đơn tiện ích và nhà cung cấp, nhận lương, nhận quà tặng tiền mặt, và các giao dịch kinh doanh. Hiểu cách xử lý đúng séc giúp duy trì kỹ năng tài chính cần thiết cho quản lý tài khoản toàn diện trong thế giới tài chính ngày càng số hóa.