Bản W-2 của Nhà tuyển dụng trước đây của bạn: Thời gian, phạm vi bao gồm và hình phạt của nhà tuyển dụng

Mùa thuế mang đến một thời hạn quan trọng thường khiến mọi người bất ngờ: lấy được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ. Nếu bạn đã chuyển công việc hoặc rời khỏi công việc trong năm thuế, tài liệu này trở nên thiết yếu để nộp tờ khai chính xác. Hiểu khi nào nó đến, điều gì xảy ra nếu không có, và các biện pháp bạn có thể thực hiện có thể giúp bạn tránh căng thẳng đáng kể và các rắc rối thuế tiềm ẩn.

Hiểu rõ về hạn chót ngày 31 tháng 1 cho việc phân phát W-2

IRS đã thiết lập một yêu cầu nghiêm ngặt: các nhà tuyển dụng phải cung cấp mẫu W-2 cho tất cả nhân viên cũ và hiện tại trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày này rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Quy tắc này tồn tại vì lý do chính đáng—nó đảm bảo nhân viên có đủ thời gian thu thập tài liệu và nộp tờ khai của mình trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Đối với năm thuế 2025, tất cả các mẫu W-2 nên đã được gửi qua thư hoặc truyền điện tử trước ngày 31 tháng 1 năm 2026. Các nhà tuyển dụng bỏ lỡ thời hạn này sẽ phải đối mặt với hậu quả tài chính đáng kể, chúng ta sẽ xem xét sau. Điều quan trọng cần ghi nhớ: nếu bạn chưa nhận được mẫu của mình vào cuối tháng 1 hoặc đầu tháng 2, hãy liên hệ ngay với nhà tuyển dụng cũ của bạn. Các chậm trễ gửi thư có thể xảy ra, vì vậy hãy chờ đợi vài ngày sau hạn chót chính thức trước khi tăng cường phản ánh.

Thời điểm quan trọng vì mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ ảnh hưởng trực tiếp đến tính toán nghĩa vụ thuế của bạn, số tiền hoàn thuế và khả năng yêu cầu các khoản tín dụng và khấu trừ nhất định. Chờ đến tháng 4 để tìm kiếm mẫu bị mất có thể đặt bạn vào tình thế nguy hiểm khi chỉ còn vài tuần nữa là đến hạn nộp.

Phân tích mẫu W-2 của bạn: Những thông tin mà mẫu chứa đựng

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là báo cáo chính thức của nhà tuyển dụng gửi cho bạn và IRS về thu nhập và khoản thuế đã khấu trừ. Tài liệu này không thể bỏ qua để khai thuế chính xác vì IRS đã có bản sao—nếu thu nhập bạn khai không khớp, họ sẽ liên hệ với bạn.

Mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ của bạn gồm năm phần quan trọng:

Thông tin Thu nhập. Hiển thị tổng lương, tiền lương, tiền thưởng và các khoản thù lao khác trong suốt năm thuế. Số liệu này là nền tảng để tính thuế của bạn.

Thuế Thu nhập liên bang đã khấu trừ. Hiển thị số tiền nhà tuyển dụng đã trích từ lương của bạn để nộp thuế thu nhập liên bang dựa trên các lựa chọn khấu trừ W-4 của bạn. Nếu số này quá cao, bạn sẽ nhận được hoàn thuế; nếu quá thấp, bạn sẽ phải nộp thêm thuế.

Đóng góp An sinh xã hội và Medicare. Các dòng này chi tiết các khoản đóng góp bắt buộc của bạn cho các chương trình An sinh xã hội và Medicare. Báo cáo chính xác giúp tích lũy đúng quyền lợi trong tương lai.

Khấu trừ thuế của bang và địa phương. Nếu bạn làm việc ở bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, phần này thể hiện số đã bị khấu trừ. Một số nhân viên sống ở một bang và làm việc ở nơi khác, khiến phần này đặc biệt quan trọng để khai thuế bang chính xác.

Các khoản khấu trừ và tín dụng bổ sung. Phí bảo hiểm y tế trả qua các khoản tiền trước thuế, đóng góp vào quỹ hưu trí và các lợi ích khác xuất hiện ở đây. Các khoản khấu trừ này giảm thu nhập chịu thuế của bạn.

Mối liên hệ giữa mẫu W-2 của bạn và tờ khai thuế thực tế của bạn là trực tiếp và tự động. IRS so sánh mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ với tờ khai bạn nộp. Những sai lệch sẽ kích hoạt thông báo tự động và có thể dẫn đến kiểm tra thuế.

Các bước để lấy lại mẫu W-2 bị mất từ nhà tuyển dụng cũ

Nếu tháng 1 đã qua mà mẫu W-2 của bạn chưa xuất hiện trong hộp thư hoặc email, đừng hoảng loạn—nhưng hãy hành động. Có nhiều phương pháp đã được chứng minh giúp bạn tìm thấy tài liệu quan trọng này.

Liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng cũ của bạn. Bắt đầu bằng cách liên hệ bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của nơi làm việc cũ. Những bộ phận này xử lý việc phân phát W-2. Khi gọi hoặc gửi email, lịch sự yêu cầu tài liệu và xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển nơi ở kể từ khi rời đi, mẫu W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ. Hãy hỏi rõ thời gian dự kiến nhận được bản sao thay thế.

Truy cập W-2 trực tuyến. Nhiều nhà tuyển dụng hiện đại duy trì cổng thông tin an toàn cho nhân viên cũ để tải xuống các tài liệu thuế độc lập. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp tùy chọn này, hãy đăng nhập và lấy W-2 của bạn trực tiếp. Phương pháp này cung cấp truy cập ngay lập tức mà không cần chờ gửi thư.

Liên hệ IRS để được hỗ trợ. Khi nhà tuyển dụng cũ của bạn không phản hồi dù đã nhiều lần, IRS có thể can thiệp. Gọi số 1-800-829-1040 và trình bày tình huống của bạn. Chuẩn bị cung cấp tên, địa chỉ, số An sinh xã hội, số điện thoại, thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng, ngày làm việc, và ước lượng thu nhập từ phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sẽ liên hệ nhà tuyển dụng cũ và yêu cầu mẫu bị thiếu.

Nộp thuế của bạn dù chưa có W-2. Nếu đến hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 mà mẫu W-2 của bạn vẫn chưa có, bạn có hai lựa chọn:

Yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng bằng cách điền mẫu 4868. Điều này gia hạn thời hạn nộp tờ khai nhưng không gia hạn thời hạn nộp thuế—ước lượng nghĩa vụ thuế của bạn và nộp trước ngày 15 tháng 4 dù sao đi nữa. Sau khi có thêm thời gian, hãy yêu cầu Bản sao Thu nhập và Lương trực tiếp từ IRS. Tài liệu này phản ánh tất cả thu nhập được khai báo thay mặt bạn trong năm thuế. Quá trình xử lý có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7.

Hoặc, nộp tờ khai bằng mẫu 4852, thay thế cho W-2 bị mất của bạn. Mẫu này cho phép bạn ước lượng thu nhập và khoản khấu trừ chính xác nhất có thể dựa trên hồ sơ có sẵn. Lưu ý rằng sự chênh lệch lớn giữa ước lượng của bạn và W-2 thực tế sau này nhận được có thể yêu cầu sửa đổi tờ khai. Trong các tình huống phức tạp, làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn hướng dẫn và giảm thiểu sai sót.

Hình phạt của nhà tuyển dụng: Điều gì xảy ra khi W-2 không được gửi đúng hạn

Các nhà tuyển dụng phải đối mặt với hậu quả nghiêm khắc nếu bỏ qua nghĩa vụ nộp W-2 đúng hạn. Luật liên bang quy định các khoản phạt cho mỗi mẫu không được báo cáo hoặc nộp muộn, không giới hạn tổng số tiền phạt phải trả.

Đối với mẫu năm 2024 và 2025, cấu trúc phạt như sau:

Nộp muộn đến 30 ngày: $60 mỗi mẫu

Nộp từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu

Nộp sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu

Trường hợp cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Các khoản phạt này áp dụng cho mỗi bản sao dành cho nhân viên và cho IRS. Ví dụ, một công ty có 20 nhân viên không gửi mẫu W-2 đến tháng 9. Mỗi W-2 từ nhà tuyển dụng cũ tạo ra hai mẫu (một cho nhân viên, một cho IRS), tổng cộng 40 tài liệu. Với mức phạt $310 mỗi mẫu, nhà tuyển dụng phải đối mặt với khoản phạt 12.400 đô la—chưa tính lãi suất phát sinh.

IRS cũng tính lãi trên các khoản phạt chưa nộp, làm tăng chi phí hơn nữa. Cấu trúc này tạo ra các động lực mạnh mẽ để tuân thủ đúng hạn, mặc dù vẫn có một số nhà tuyển dụng tính toán sai hoặc bỏ qua thời hạn.

Điều quan trọng nhất: nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng cũ đúng hạn giúp bạn tránh trì hoãn nộp thuế và các rắc rối liên quan. Nếu gặp khó khăn, có nhiều nguồn lực sẵn có để giúp bạn lấy được tài liệu thiết yếu này trước khi hạn chót mùa thuế đến gần.