Hiểu về nghĩa vụ của doanh nghiệp: Khi nào nhà tuyển dụng phải phát hành mẫu W-2 và hậu quả là gì?

Thời hạn bắt buộc phân phát W-2

Mỗi năm, các công ty phải đối mặt với thời hạn nghiêm ngặt về tài liệu lương thưởng. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ pháp lý phải chuẩn bị và gửi mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 sau năm thuế tương ứng. Ví dụ, nếu bạn làm việc trong năm 2023, nhà tuyển dụng của bạn phải phát hành W-2 của bạn trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Nếu ngày này trùng vào cuối tuần hoặc ngày lễ, yêu cầu sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Thời hạn quy định này nhằm tạo điều kiện cho người lao động có đủ thời gian tổng hợp thông tin thuế và nộp tờ khai trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

W-2 chứa những thông tin gì?

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là hồ sơ chính thức của nhà tuyển dụng về khoản thù lao và khoản thuế bị giữ lại của nhân viên. Tài liệu này đóng vai trò cầu nối chính giữa số tiền nhân viên kiếm được và những gì IRS mong đợi được báo cáo. Mẫu gồm năm phần chính:

• Chi tiết tiền lương: Tổng số tiền lương, tiền tips, thưởng và các khoản thù lao khác trong năm dương lịch
• Thuế liên bang bị giữ lại: Tổng số thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ dựa trên lựa chọn W-4 của nhân viên
• Đóng góp An sinh xã hội và Medicare: Các khoản đóng góp vào quỹ lương để xác lập quyền lợi trong tương lai
• Thông tin thuế bang và địa phương: Bất kỳ khoản thuế thu nhập bang hoặc địa phương nào bị giữ lại, áp dụng cho người lao động trong khu vực thuế
• Khoản khấu trừ và phúc lợi trước thuế: Các khoản đóng góp vào quỹ hưu trí, phí bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác của nhân viên được trả qua các phương thức giảm lương

Nhà tuyển dụng phải cung cấp bản sao cho cả nhân viên và IRS, tạo ra hệ thống trách nhiệm nhằm ngăn chặn các sai lệch trong báo cáo thu nhập.

Khi nhân viên chưa nhận được W-2 của mình

Mặc dù hạn chót gửi thư ngày 31 tháng 1 là cố định, nhưng có thể xảy ra chậm trễ trong việc gửi thư. Đối với những người chưa nhận được W-2, bước đầu tiên là liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương. Nên xác nhận địa chỉ hiện tại của bạn, vì W-2 gửi đến địa chỉ cũ có thể bị mất trong quá trình vận chuyển.

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp quyền truy cập điện tử qua các cổng bảo mật. Kiểm tra hệ thống lợi ích nhân viên hoặc hệ thống trả lương trực tuyến của công ty có thể cho phép bạn tải mẫu ngay lập tức mà không cần chờ đợi gửi qua bưu điện.

Nếu nhà tuyển dụng không phản hồi, IRS có thể can thiệp. Gọi số 1-800-829-1040 cùng với số an sinh xã hội, thông tin nhà tuyển dụng và ngày làm việc của bạn để cơ quan này yêu cầu tài liệu bị thiếu thay mặt bạn. IRS lưu trữ hồ sơ về những gì đã được báo cáo thay mặt bạn qua dịch vụ Bản sao Thu nhập và Lương (Wage and Income Transcript).

Đối với những người gần đến hạn chót ngày 15 tháng 4 mà chưa có W-2 cần thiết, có hai phương án khắc phục. Bạn có thể yêu cầu gia hạn nộp hồ sơ trong vòng sáu tháng bằng Mẫu 4868, tuy nhiên điều này chỉ hoãn việc nộp hồ sơ — không hoãn nghĩa vụ nộp thuế. Hoặc, Mẫu 4852 cho phép bạn nộp dựa trên ước tính thu nhập và khấu trừ dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn, với hiểu biết rằng có thể cần chỉnh sửa sau khi W-2 thực tế đến.

Hậu quả tài chính và pháp lý của việc không tuân thủ

Các nhà tuyển dụng không thực hiện đúng nghĩa vụ phân phát W-2 có thể phải chịu các khoản phạt tài chính tăng dần theo thời gian trễ của việc phát hành. Đối với hồ sơ năm 2024, cấu trúc phạt của IRS theo từng mức:

• Trong vòng 30 ngày hoặc ít hơn sau hạn chót: $60 mỗi mẫu
• Từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Vi phạm cố ý: $630 mỗi mẫu

Quan trọng là, các khoản phạt này áp dụng cho từng mẫu gửi cho từng người nhận. Một công ty có 10 nhân viên nộp W-2 vào tháng 9 sẽ phải trả $310 nhân viên nhân x 2 mẫu mỗi người (một mẫu gửi IRS, một mẫu gửi nhân viên), tổng cộng là $620 mỗi nhân viên. Với 10 nhân viên, tổng số tiền phạt chỉ riêng đã lên tới 6.200 đô la — chưa tính lãi suất mà IRS cộng thêm vào các khoản phạt.

Ngoài ra, các công ty còn đối mặt với các hành động cưỡng chế, các cuộc kiểm tra thuế và tổn hại đến hồ sơ tuân thủ với cơ quan thuế.

Tại sao việc tuân thủ đúng hạn lại quan trọng

Yêu cầu nhà tuyển dụng phải có W-2 trước ngày 31 tháng 1 không phải là thủ tục hành chính vô nghĩa — đó là cơ chế đảm bảo người lao động có thể nộp thuế chính xác và đúng hạn. Khi các công ty trì hoãn hoặc không cung cấp các mẫu này, họ buộc nhân viên phải đối mặt với tình huống khó khăn và tự làm tổn hại chính mình về mặt tài chính. Hiểu rõ các nghĩa vụ này giúp cả nhà tuyển dụng và nhân viên bảo vệ quyền lợi của mình trong việc tuân thủ quy định thuế.