O seu guia completo: Quanto tempo devo guardar faturas e extratos bancários?

Gerir a papelada financeira não precisa de ser complicado. A chave é saber exatamente por quanto tempo deve guardar faturas e extratos bancários, e organizá-los de forma inteligente. Vamos analisar o que realmente precisa de ser mantido e o que pode ser eliminado com segurança.

A Forma Correta de Armazenar Documentos Financeiros

Antes de abordar os prazos, vamos falar de armazenamento. Como guarda os seus registos importa tanto quanto o tempo que os mantém.

Armazenamento Digital: A Abordagem Moderna

Digitalizar documentos e guardá-los num disco externo oferece flexibilidade. Pode aceder aos ficheiros de qualquer lugar, protegê-los com passwords e reduzir a desordem física. Muitas pessoas acham que este método combina conveniência com segurança.

Armazenamento Físico: A Rede de Segurança

Algumas pessoas preferem cópias físicas em cofres à prova de fogo ou caixas de segurança. Isto elimina a dependência da tecnologia. Para itens realmente importantes—certidões de nascimento, apólices de seguro, testamentos—um cofre no banco é ideal.

Soluções Baseadas na Nuvem

O armazenamento na nuvem oferece acessibilidade, mas requer confiança nas medidas de segurança do fornecedor. Serviços reputados usam encriptação e firewalls, embora falhas nos servidores continuem a ser um risco.

Por Quanto Tempo Deve Guardar Extratos Bancários e Registos Relacionados?

O período de retenção depende do tipo de documento e do seu propósito.

Extratos Bancários e de Cartão de Crédito Padrão

Guarde os extratos de todas as contas por pelo menos um ano. Se passou a usar o modo digital, a maioria dos bancos permite descarregar cópias do site. A lei federal exige que os bancos mantenham registos durante cinco anos, pelo que pode solicitar extratos mais antigos se necessário.

Para Fins Fiscais: A Regra dos 7 Anos

Isto é fundamental. O IRS pode auditar-lhe entre três e sete anos após a apresentação. Guarde a sua declaração de impostos e toda a documentação de suporte—including extratos bancários—por pelo menos sete anos. Os registos de suporte incluem:

• Formulários W-2 e 1099
• Extratos de corretoras
• Recibos de pagamento de propinas
• Registos de doações de caridade
• Documentação de despesas médicas
• Contas de utilidades do escritório em casa ( se estiver a reclamar deduções)

Cheques Cancelados

Guarde os cheques cancelados por um ano para fins de reconciliação. Além disso, pode descartá-los, a menos que estejam relacionados com deduções fiscais. O seu banco pode fornecer cópias por até cinco anos, se necessário posteriormente.

Contas e Registos de Utilidades

A maioria das contas pode ser descartada após um mês de pagamento. A exceção são contas que suportam deduções fiscais—como utilidades do escritório em casa ou despesas médicas—que devem ser mantidas por um mínimo de três anos.

Proteja as suas Informações ao Descartar Documentos

Nunca descarte documentos financeiros no lixo comum. Os ladrões de identidade procuram ativamente por extratos descartados que contenham informações pessoais. Em vez disso, sempre destrua as contas, extratos bancários, cartões de crédito antigos e documentos semelhantes antes de os deitar fora.

Criar o Seu Sistema Pessoal

A abordagem ideal combina vários métodos de armazenamento. Por exemplo: digitalize documentos importantes e guarde-os num disco externo encriptado, mantenha cópias originais num cofre à prova de fogo durante sete anos, e organize as contas atuais numa pasta acessível.

O seu sistema deve responder a duas perguntas: Consegue encontrar os documentos quando precisa deles? Estão protegidos contra acesso não autorizado?

Saber por quanto tempo deve guardar faturas e extratos bancários—e implementar um armazenamento adequado—mantém as suas finanças organizadas e seguras. Revise o seu sistema anualmente e ajuste-o com base nas novas orientações do IRS ou mudanças na sua vida.