Повний посібник з основ відкритих рахунків: як правильно виписати чек

Незважаючи на швидкий розвиток цифрового банкінгу та платформ мобільних платежів, знання, як правильно виписати чек, залишається важливим фінансовим навичкою. Чи то оплата комунальних послуг, отримання заробітної плати від роботодавця або переказ грошового подарунка — чеки й досі слугують надійним і широко прийнятим платіжним інструментом. Цей всеохоплюючий посібник проведе вас через усе, що потрібно знати про складання, endorsement, внесення та замовлення чеків.

Основна інформація та ключові цифри

Перед тим, як почати складати чек, важливо зрозуміти три критичних ідентифікатори, які з’являються на кожному стандартному чеку. Ці цифри виконують різні функції в банківській системі і розміщені у стабільних позиціях на всіх друкованих чеках.

Routing number — це унікальний ідентифікатор вашого банку в федеральній банківській системі. Цей дев’ятизначний код відрізняє один фінансовий заклад від іншого і є необхідним для обробки транзакцій, особливо при онлайн-перерахуваннях або автоматичних платежах.

Ваш номер рахунку — це особистий ідентифікатор вашого індивідуального поточного рахунку. Він відрізняє ваш рахунок від усіх інших у тому ж банку.

Номер чеку — з’являється двічі на вашому чекові: у верхньому правому куті та поруч із номером рахунку. Кожен чек у серії має послідовний номер для відстеження та ведення обліку.

Покрокова інструкція щодо написання чеків

Правильне складання чека — це просто, коли ви розумієте розташування та формат кожної частини. Дотримуйтесь цих детальних інструкцій, щоб ваш чек був правильно оформлений і його приймали фінансові установи.

Розміщення та введення дати — у верхній правій частині чека. Введіть дату, коли ви надсилаєте чек, зазвичай це поточна дата. Цей штамп повідомляє отримувачу, коли був виписаний платіж.

Ідентифікація отримувача — потрібно написати ім’я отримувача на рядку “Pay to the Order of”. Переконайтеся заздалегідь у правильності написання імені особи або організації. Точність тут запобігає затримкам у обробці і гарантує, що кошти дійдуть до потрібного отримувача.

Числовий розмір суми — введіть у призначене для цього поле праворуч від чека. Розмістіть цю цифру якомога ближче до лівого краю поля, щоб запобігти вставлянню додаткових цифр шахраями. Зазвичай додають цифри зліва, наприклад, перетворюючи $100 у $2,100.

Письмове написання суми — безпосередньо під рядком отримувача. Вимовте суму словами, наприклад, “$243.26” стає “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Це письмове написання має юридичну силу у разі розбіжностей між числовою та словесною сумою. Банківські системи керуються словесною версією у спірних випадках.

Меморіальний запис — необов’язковий, але дуже рекомендується. Використовуйте цей простір для документування цілі платежу — номери посилань, ідентифікатори рахунків або короткі описи. Це дуже корисно при звірянні рахунків або відстеженні конкретних витрат пізніше.

Підпис — має з’явитися у нижньому правому куті чека. Без дійсного підпису чек не може бути оброблений. Ваш підпис підтверджує вашу юридичну зобов’язання щодо переказу вказаної суми отримувачу.

Приклад із реального життя: оплата комунальних послуг

Розглянемо ситуацію, коли ви платите за електроенергію. У вашій виписці показано заборгованість у розмірі $113.97 від ABC Electric. Ось як ви заповните чек:

Почніть із дати у верхньому правому куті. Якщо ви надсилаєте чек 1 липня 2022 року, введіть цю дату. Далі напишіть ABC Electric у рядку отримувача. У полі для числової суми введіть $113.97, розмістивши його ближче до лівого краю. Нижче рядка отримувача напишіть прописью: One hundred thirteen dollars and 97/100.

Багато комунальних служб вимагають вказати номер рахунку на меморіальній лінії для правильного оброблення платежу. Включіть свій номер у цей простір. Нарешті, переконайтеся, що вся інформація правильна, перед тим як підписати чек. Після завершення відправте чек разом із будь-якою необхідною документацією за адресою, зазначеною у вашій виписці.

Найкращі практики безпеки чеків і ведення обліку

Хоча чеки здаються застарілими у нашому цифровому фінансовому світі, застосування заходів безпеки та ведення ретельних записів захищає ваші рахунки та фінанси.

Документування транзакцій — основа управління чеками. Ведіть детальні записи будь-яким зручним для вас способом — фізичний реєстр чеків, таблиця або бухгалтерське програмне забезпечення. Для кожного виписаного чека записуйте:

• послідовний номер чека
• дату виписки
• ім’я отримувача
• короткий опис транзакції
• суму платежу

Щомісячне звіряння через перегляд банківської виписки — так зване “балансування чекової книжки” — узгоджує ваші особисті записи з офіційними транзакціями банку. Це щомісячне аудиту виявляє розбіжності, затримки у обробці та дає точне уявлення про ваш фінансовий стан.

Заходи безпеки запобігають шахрайству з чеками:

• складайте чеки виключно чорнилом, щоб інформація не могла бути стерта або змінена
• ніколи не підписуйте порожні чеки заздалегідь
• не виписуйте чеки на “готівку”
• уникайте створення додаткового простору, де шахраї могли б додати інформацію або суми
• підписуйте чеки безпосередньо перед подачею, після перевірки всіх деталей

Спеціальні сценарії: чеки на себе та кілька отримувачів

Оплата себе цілком легальна і іноді практична. Ви можете виписати чек на своє ім’я, щоб зняти готівку або переказати кошти між рахунками. Просто напишіть своє ім’я у рядку отримувача і заповніть чек як зазвичай. Хоча сучасні банкомати та електронні перекази пропонують більш ефективні методи, це залишається життєздатним варіантом.

Якщо чек передбачає кількох отримувачів, спосіб endorsement залежить від того, як чек був спочатку виписаний. Якщо у чекі написано “Jane and John Doe”, обидва мають підписати його перед внесенням або зняттям. Якщо ж написано “Jane or John Doe”, кожен із них може діяти незалежно.

Розуміння endorsement чеків для внесення

При отриманні чека від іншої особи endorsement необхідний перед внесенням або зняттям. Це підтверджує, що ви є легітимним отримувачем, і захищає обидві сторони від шахрайства.

Процес endorsement — підпис на звороті чека. Більшість чеків мають спеціальну зону endorsement із інструкціями, наприклад, “Endorse here,” та рядком “Do not write, stamp or sign below this line.” Це розділення запобігає тому, щоб ваш підпис заважав обробці банком.

Підпис на звороті має збігатися з ім’ям отримувача на передній стороні. Якщо ваше ім’я написане неправильно, спершу підпишіться з неправильною орфографією, а потім додайте другий підпис із правильним написанням для уточнення.

Порожній endorsement — найпоширеніший спосіб — просто підписати своє ім’я на звороті без додаткових інструкцій. Ви повідомляєте касиру, чи хочете ви зняти готівку або внести чек. Цей спосіб підходить для банкоматів і мобільних внесень, але пропонує мінімальний рівень безпеки; будь-хто, хто має чек, потенційно може його зняти.

Захищений endorsement — додає захист, написавши “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” перед підписом. Тримайтеся всередині відведеної зони endorsement. Для максимальної безпеки чекайте, щоб додати підпис, безпосередньо перед внесенням.

Третій endorsement — коли ви отримуєте чек і хочете переадресувати його іншій особі. Напишіть “Pay to the order of [Ім’я особи],” і підпишіться як зазвичай. Не всі банки приймають цей спосіб, тому перед спробою переконайтеся у його прийнятності.

Бізнес endorsement — вимагає підпису уповноваженого представника компанії і може включати назву компанії, підпис, посаду та обмеження, наприклад, “For Deposit Only.”

Мобільне endorsement — може вимагати специфічної фрази, наприклад, “For Mobile Deposit To [Bank Name],” залежно від вимог вашого банку. Перевірте інструкції у додатку або у службі підтримки.

Ефективне отримання та обробка чеків

Залежно від ваших банківських уподобань і технологічної підготовки, доступні різні методи внесення.

Внесення у відділенні — відвідайте місцевий банк із підписаним чеком та посвідченням особи. Передайте чек касиру, повідомте про намір внести, або заповніть депозитний бланк згідно з інструкціями.

Банкомат — багато банків і кредитних спілок мають банкомати для внесення чеків. Переконайтеся, що чек підписаний. Деякі банкомати вимагають вставлення конверта. Дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Мобільне внесення — найшвидший і найзручніший сучасний спосіб для багатьох клієнтів. Завантажте додаток вашого банку, оберіть рахунок для внесення, введіть суму, сфотографуйте обидві сторони чека і підтвердіть. Зберігайте фізичний чек до підтвердження доступності коштів у вашому рахунку, потім безпечно знищіть його.

Замовлення чеків і управління запасами

Коли ваші поточні чеки закінчуються, існує кілька способів їх замовлення.

Банківські чеки — іноді вони входять у комплект безкоштовно при відкритті нового поточного рахунку. Якщо ні — купуйте додаткові чеки через ваш банк.

Онлайн-замовлення — через сайт або мобільний додаток вашого банку зазвичай найзручніший спосіб. Увійдіть у систему і перейдіть до розділу обслуговування клієнтів або послуг з чеками. Там ви знайдете опцію замовлення чеків, посилаючись на існуючий чек для отримання банківських реквізитів.

Альтернативні постачальники — сторонні компанії з друку чеків, деякі співпрацюють із вашим банком, інші — незалежні продавці. Вони можуть пропонувати декоративний дизайн або конкурентні ціни.

Необхідна інформація — для замовлення включає номер рахунку, routing number, назву банку, початковий номер чеків і контактні дані. Вартість залежить від стилю чеків і обраного постачальника.

Часті питання щодо чеків

Чи можу я виписати чек із майбутньою датою? Постдатні чеки є легальними у більшості юрисдикцій, хоча закони окремих штатів різняться. Деякі використовують постдатні чеки для авансових платежів або коли на рахунку наразі недостатньо коштів.

Як виписати чек для IRS? Чеки для Internal Revenue Service вимагають стандартної інформації та додаткових деталей: ваше ім’я та адресу, контактний номер, номер соціального страхування або EIN, відповідний податковий рік і номер відповідної податкової форми або повідомлення. Завжди виписуйте чек на “U.S. Treasury”, а не безпосередньо на IRS. Консультуйтеся з податковим фахівцем або дивіться інструкції на відповідній формі для правильного поштового адресування.

Чи доступні внесення чеків через банкомат? Багато банків і кредитних спілок підтримують внесення чеків через банкомати, але можливість залежить від установи. Вставте вашу дебетову картку, введіть PIN і дотримуйтесь інструкцій на екрані. Уточнюйте у вашого банку, чи ця послуга доступна, і отримуйте конкретні інструкції.

Чому чеки досі актуальні? Попри поширення цифрових платежів, чеки залишаються важливими у певних ситуаціях: оплата комунальних послуг і постачальників, отримання зарплати, прийом грошових подарунків і бізнес-операції. Знання правильного поводження з чеками зберігає необхідну фінансову грамотність для повного управління рахунками.

Оволодіння цими навичками, від початкового складання до endorsement і внесення, забезпечить вам ефективне управління поточним рахунком і максимальне використання банківських послуг у все більш цифровому фінансовому світі.