Ваш W-2 від попереднього роботодавця: хронологія, що він охоплює та штрафи для роботодавця

Сезон податків приносить важливий термін, який часто заставляє людей застигати: отримати ваш W-2 від попереднього роботодавця. Якщо ви змінили роботу або залишили зайнятість протягом податкового року, цей документ стає необхідним для подання точної декларації. Розуміння, коли він надійде, що робити, якщо його немає, і які у вас є можливості, може зберегти вам значний стрес і потенційні податкові ускладнення.

Розуміння критичного терміну 31 січня для розповсюдження W-2

IRS встановив чітку вимогу: роботодавці повинні надати форми W-2 всім колишнім і нинішнім працівникам до 31 січня наступного року. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Це правило існує з доброї причини — воно забезпечує працівникам достатньо часу для збору документів і подання своїх декларацій до дедлайну 15 квітня.

Для податкового року 2025 всі форми W-2 мають бути надіслані поштою або передані електронною поштою до 31 січня 2026 року. Роботодавці, які пропустять цей термін, стикаються з значними фінансовими наслідками, про які ми поговоримо пізніше. Основний висновок: якщо ви не отримали свій документ наприкінці січня або на початку лютого, негайно зв’яжіться з вашим попереднім роботодавцем. Затримки пошти можливі, тому дозвольте кілька днів понад офіційний термін, перш ніж піднімати питання.

Термін має значення, оскільки W-2 від попереднього роботодавця безпосередньо впливає на вашу податкову відповідальність, суму повернення та можливість претендувати на певні кредити і вирахування. Очікування до квітня у пошуках відсутнього документа ставить вас у ризиковану ситуацію з кількома тижнями до дедлайну.

Аналіз вашого W-2: яку інформацію містить форма

Форма W-2, офіційно називана «Звіт про заробітки та податки», є офіційним звітом вашого роботодавця для вас і IRS щодо ваших доходів і утриманих податків. Цей документ є незамінним для правильного подання податкової декларації, оскільки IRS вже має її копію — якщо ваші задекларовані доходи не співпадуть, вони зв’яжуться з вами.

Ваш W-2 від попереднього роботодавця містить п’ять важливих розділів:

Інформація про заробітки. Тут вказано ваші загальні заробітки, зарплату, чайові та інші компенсації за весь податковий рік. Ця сума є основою для обчислення податків.

Утриманий федеральний податок. Тут показано, скільки ваш роботодавець утримав з ваших зарплат для федеральних податків відповідно до ваших виборів у W-4. Якщо ця сума занадто висока, ви отримаєте повернення; якщо занизька — вам доведеться доплатити.

Внески до соціального страхування та Medicare. Тут деталізуються ваші обов’язкові внески до програм соціального страхування і Medicare. Точне відображення гарантує правильний нарахунок майбутніх виплат.

Утримання податків штату і місцевих податків. Якщо ви працювали у штаті або місті з податком на доходи, тут показано, що було утримано. Це особливо важливо, якщо ви живете в одному штаті і працюєте в іншому — для правильного подання штатної декларації.

Додаткові вирахування і кредити. Премії за медичне страхування, внески до пенсійних планів та інші пільги тут відображаються. Ці вирахування зменшують оподатковуваний дохід.

Зв’язок між вашим W-2 і фактичним податковим поверненням є прямим і автоматичним. IRS порівнює дані з W-2 з вашою поданою декларацією. Несумісності викликають автоматичні повідомлення і потенційні аудити.

Кроки для відновлення вашого відсутнього W-2 від попереднього роботодавця

Якщо січень минув і ваш W-2 не з’явився у поштовій скриньці або електронній пошті, не панікуйте — але вжийте заходів. Існує кілька перевірених способів знайти цей важливий документ.

Звернення безпосередньо до колишнього роботодавця. Почніть з контакту з відділом кадрів або бухгалтерією вашого попереднього місця роботи. Ці відділи відповідають за розповсюдження W-2. При дзвінку або листі ввічливо запитайте документ і підтвердіть свою актуальну адресу або електронну пошту. Якщо ви переїхали після звільнення, ваш W-2 міг бути надісланий за застарілою адресою. Запитайте про конкретний час для отримання заміни.

Доступ до W-2 онлайн. Багато сучасних роботодавців мають безпечні портали для працівників, де колишні співробітники можуть самостійно завантажити податкові документи. Якщо ваш роботодавець пропонував цю опцію, увійдіть і отримайте W-2 безпосередньо. Це дає миттєвий доступ без очікування доставки поштою.

Звернення до IRS за допомогою. Якщо ваш колишній роботодавець не реагує, незважаючи на кілька спроб, IRS може втрутитися. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040 і поясніть ситуацію. Будьте готові надати своє ім’я, адресу, номер соціального страхування, номер телефону, контактні дані роботодавця, дати працевлаштування і приблизний дохід з останнього платіжного відомості. IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем і запитає відсутній документ.

Подання податкової декларації все одно. Якщо до 15 квітня ваш W-2 все ще не отриманий, у вас є два варіанти:

Запросити шестимісячне продовження за допомогою форми 4868. Це продовжить термін подання, але не платіжний — оцініть свої податкові зобов’язання і сплатіть до 15 квітня. Після отримання додаткового часу замовте Витяг доходів і заробітків безпосередньо з IRS. Цей документ відображає всі доходи, задекларовані за вас за рік. Обробка може тривати до червня або липня.

Або подайте декларацію за допомогою форми 4852 — замінника вашого відсутнього W-2. Ця форма дозволяє вам приблизно оцінити доходи і утримання на основі доступних записів. Зверніть увагу, що значні розбіжності між вашою оцінкою і пізніше отриманим W-2 можуть вимагати подання виправленої декларації. Для складних ситуацій рекомендується працювати з податковим фахівцем, щоб уникнути помилок.

Штрафи роботодавців: що трапляється, коли W-2 не надсилається вчасно

Роботодавці несуть суворі наслідки за ігнорування обов’язків щодо подання W-2. Закон США передбачає штрафи за кожну неподану або запізнілу форму, без обмежень за сумою.

Для форм 2024 і 2025 структура штрафів така:

Форми, подані з запізненням до 30 днів: $60 за форму

Форми, подані з запізненням від 31 днів до 1 серпня: $120 за форму

Форми, подані після 1 серпня або не подані взагалі: $310 за форму

Випадки навмисного ігнорування: $630 за форму

Ці штрафи застосовуються за кожну копію для працівника і для IRS. Уявімо компанію з 20 працівниками, яка не надсилає W-2 до вересня. Кожен W-2 створює дві форми (для працівника і для IRS), всього 40 документів. За $310 за форму — штраф становить $12 400, і до цієї суми додаються відсотки.

IRS також нараховує відсотки на несплачені штрафи, що ще більше збільшує витрати. Ця структура створює сильний стимул для своєчасної подачі, хоча деякі роботодавці все ж порушують терміни.

Основне: отримати ваш W-2 від попереднього роботодавця вчасно — це захист від затримок і ускладнень при поданні податкової декларації. Якщо виникають труднощі, існує багато ресурсів, щоб допомогти вам отримати цей важливий документ до настання дедлайнів.