Розуміння корпоративних зобов’язань: коли роботодавці повинні видавати форми W-2 і які наслідки?

Обов’язковий графік розповсюдження W-2

Щороку компанії стикаються з суворим терміном щодо документації з виплати заробітної плати. Роботодавці з юридичної точки зору зобов’язані підготувати та надіслати форми W-2 до 31 січня наступного за податковим роком. Наприклад, якщо ви працювали у 2023 році, ваш роботодавець мав видати ваш W-2 до 31 січня 2024 року. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, вимога переноситься на наступний робочий день. Цей регуляторний графік існує, щоб надати працівникам достатньо часу для збирання податкової інформації та подання декларацій до дедлайну 15 квітня.

Яку інформацію містить W-2?

Форма W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, є формальним записом роботодавця про компенсацію працівника та утримані податки. Цей документ слугує основним мостом між тим, що працівник заробив, і тим, що очікує побачити IRS. Форма складається з п’яти основних розділів:

• Деталі компенсації: Загальна сума заробітку, чайових, бонусів та інших форм винагороди за календарний рік
• Федеральне утримання: Загальна сума федерального податку на доходи, утриманого з зарплати відповідно до обраної W-4
• Внески до соціального страхування та Medicare: Внески у фонд соціального страхування та Medicare, що формують право на майбутні виплати
• Інформація про податки штату та місцеві податки: Утримання з доходів у межах штату або місцевих податкових юрисдикцій
• Передподаткові відрахування та пільги: Внески до пенсійних рахунків, страхових премій та інших пільг, оплачуваних через зменшення зарплати

Роботодавці зобов’язані надати копії як працівникам, так і IRS, створюючи систему відповідальності, яка запобігає розбіжностям у задекларованих доходах.

Що робити, якщо працівник не отримав свій W-2

Хоча крайній термін відправлення 31 січня є твердим, затримки з доставкою поштою можливі. Для тих, хто не отримав W-2, першим кроком є безпосередній контакт з відділом кадрів або бухгалтерією. Варто підтвердити свою актуальну адресу, оскільки W-2, надіслані за застарілою адресою, можуть бути втрачені в дорозі.

Багато сучасних роботодавців тепер надають електронний доступ через захищені портали. Перевірка онлайн-системи працівника або бухгалтерії може дозволити вам одразу завантажити форму без очікування поштової доставки.

Якщо роботодавець не реагує, сам IRS може втрутитися. Телефон 1-800-829-1040 з вашим номером соціального страхування, даними роботодавця та датами працевлаштування дозволяє агентству запитати відсутню документацію від вашого імені. IRS зберігає записи про те, що було задекларовано від вашого імені, через сервіс Wage and Income Transcript.

Для тих, хто наближається до дедлайну 15 квітня і не має необхідних W-2, існують два способи вирішення. Ви можете подати заявку на шести місячне продовження подання за допомогою Форми 4868, але це лише відтерміновує подання — не сплату податків. Або ж використати Форму 4852, яка дозволяє подати декларацію, базуючись на оцінках доходів і утримань за останнім платіжним відомістю, з розумінням, що можливо доведеться внести поправки, коли надійде фактичний W-2.

Фінансові та юридичні наслідки за недотримання вимог

Роботодавці, які ігнорують свої зобов’язання щодо розповсюдження W-2, стикаються з зростаючими штрафами, що визначаються ступенем затримки видачі форм. Для подачі у 2024 році структура штрафів IRS має рівні рівні:

• 30 днів або менше після дедлайну: $60 за форму
• 31 день до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або неподача: $310 за форму
• Навмисне порушення: $630 за форму

Важливо, що ці штрафи застосовуються за кожну форму окремо для кожного отримувача. Компанія з 10 працівниками, яка подає W-2 у вересні, може стикнутися з штрафом $310 множиною на дві форми на працівника (одну для IRS і одну для працівника), що в сумі становить $620 за кожного працівника. Для компанії з 10 працівниками це становить 6200 доларів штрафу — до додавання відсотків, які IRS додає до штрафів.

Крім того, компанії ризикують штрафами, аудитами та пошкодженням репутації у відносинах із податковими органами.

Чому важливо дотримуватися термінів

Вимога, щоб роботодавці мали W-2 до 31 січня, не є випадковою бюрократичною формальністю — це механізм, що забезпечує можливість працівникам подавати декларації точно та вчасно. Коли компанії затримують або не надають ці форми, вони ставлять працівників у складне становище і піддають себе значним фінансовим ризикам. Розуміння цих зобов’язань захищає як роботодавців, що прагнуть залишатися у межах закону, так і працівників, які потребують документації для виконання своїх податкових обов’язків.