Полное руководство по освоению написания чеков в современном банкинге

Несмотря на цифровую революцию, изменяющую способы управления финансами, написание чека остается законной и иногда необходимой банковской процедурой. Будь то оплата подрядчику, получение зарплаты или оплата счетов традиционными способами, понимание механики написания чека важно. В этом полном руководстве подробно объясняется всё, что нужно знать о чеках — от основ до продвинутых стратегий депонирования и заказа.

Основы чеков: три важнейших числа

Прежде чем начать писать чек, ознакомьтесь с тремя идентификационными номерами, которые присутствуют на каждом напечатанном чеке. Эти номера стандартизированы в банковской индустрии и выполняют определённые функции.

Маршрутный номер — это девятизначный код, уникальный для вашего финансового учреждения. Банки используют этот номер для определения, какое учреждение держит ваш счёт, что делает его необходимым для онлайн-переводов и автоматических транзакций.

Ваш номер счёта — это конкретный идентификатор вашего личного текущего счёта. Он отличает ваш счёт от всех остальных в вашем банке.

Номер чека — это последовательный номер, напечатанный на каждом используемом вами чеке. Он отображается в двух местах: в верхнем правом углу и сразу после номера счёта. Отслеживание этих номеров помогает вести точный учёт ваших транзакций.

Пошаговая инструкция по написанию чека

Точная написание чека — это просто, как только вы поймёте, какая информация куда должна быть внесена. Каждый элемент играет важную роль в правильной обработке чека и предотвращении мошенничества.

Начинайте с даты. В верхнем правом углу укажите дату, когда вы пишете чек. Это может быть сегодняшняя дата или будущая, если вы делаете постдатинг (что в большинстве юрисдикций законно). Дата показывает, когда вы разрешили платеж.

Тщательно укажите получателя. На строке “Pay to the Order of” напишите полное и точное имя лица, компании или организации, получающей платеж. Если вы не уверены в точном юридическом названии, уточните его заранее, чтобы избежать задержек в обработке.

Введите числовую сумму. В правом поле напишите сумму платежа цифрами (например, “$125.50”). Расположите сумму как можно ближе к левому краю поля, чтобы предотвратить мошенничество — это мешает злоумышленнику вставить дополнительные цифры перед вашей суммой.

Напишите сумму прописью. Ниже строки “Pay to the Order of” пропишите ту же сумму словами. Например, если сумма цифрами — $125.50, напишите “One hundred twenty-five dollars and 50/100.” Эта версия имеет юридическую силу в случае расхождения между написанной и числовой суммой.

Используйте строку для заметок стратегически. Поле для заметок, хотя и необязательное, служит для ваших личных записей. При оплате коммунальных услуг, налогов или поставщиков используйте это место, чтобы указать номер счёта или референсную информацию. Это поможет вам позже отслеживать и классифицировать платеж.

Подпишите чек в отведённой строке. Ваша подпись в нижнем правом углу делает чек юридически обязательным. Без подписи чек недействителен. Ваша подпись подтверждает ваше разрешение на перевод средств со счёта.

Лучшей практикой является ведение чековой книги — бумажной или цифровой — где вы фиксируете каждый написанный чек, включая номер, дату, получателя, сумму и назначение. Это создаёт точный учёт ваших исходящих платежей.

Пример из жизни: оплата коммунального счета

Рассмотрим практический сценарий: вам нужно отправить платеж за электроэнергию. В вашем счёте указана сумма к оплате — $113.97, и компания требует оплату чеком. Вот как правильно заполнить чек:

Начните с указания даты отправки чека в верхнем правом углу. Далее напишите название коммунальной компании на строке “Pay to the Order of” — например, “ABC Electric Company” или точное юридическое название, указанное в вашем счёте.

В числовом поле укажите “$113.97”, расположив его слева. Ниже строки получателя пропишите словами “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

Найдите в счёте ваш номер счёта и запишите его в строку для заметок, чтобы коммунальщики могли правильно зачислить платеж. Перед отправкой проверьте все данные на правильность и подпишите чек. Затем отправьте его по почте вместе с необходимыми документами по адресу, указанному в счёте.

Этот пример показывает, как все элементы чековой процедуры объединяются в одно скоординированное действие.

Лучшие практики безопасного написания чеков

Чеки остаются уязвимыми к мошенничеству, если неправильно обращаться с ними. Внедрение защитных мер значительно снижает риск.

Всегда используйте ручку, никогда — карандаш. Карандашные отметки можно стереть и изменить. Ручка создаёт постоянную, неустранимую запись.

Никогда не подписывайте пустой чек. Подписанный пустой чек — это фактически пустая форма, которую любой может заполнить на своё усмотрение.

Заполняйте получателя и сумму перед подписью. Подписывайте чек только после того, как заполнили имя получателя и сумму.

Избегайте чеков, выписанных “на наличные”. Такие чеки очень уязвимы к краже и мошенничеству, поскольку их легко обналичить.

Не оставляйте пустое пространство на строке суммы. Свободное место может быть использовано злоумышленником для добавления цифр и увеличения суммы.

Ежемесячно сверяйте выписки банка. Это помогает быстро обнаружить несанкционированные операции и убедиться, что все транзакции учтены.

Следите за запасом чеков. Храните чеки в безопасном месте и контролируйте последовательность номеров. Пропущенный чек может свидетельствовать о краже.

Как правильно оформить инкассовое поручение при получении чека

Когда кто-то выписывает вам чек, вы не можете его депонировать или обналичить без его endorsements — подписи на обратной стороне. Endorsement служит для безопасности — он подтверждает, что вы — законный получатель.

Большинство чеков имеют выделенную область для endorsements на обратной стороне с линией для подписи. Обычно там есть надпись “Endorse here” и другая — “Do not write, stamp, or sign below this line” — это защищает зону обработки банка.

Ваша подпись на обратной стороне должна совпадать с именем получателя, напечатанным на лицевой стороне. Если имя написано с ошибкой, подпишите сначала с ошибкой, затем — с правильным написанием.

Различные методы endorsements

Простая endorsement — самый распространённый способ — просто подпишите своё имя на обратной стороне без дополнительных указаний. Этот метод требует, чтобы вы сообщили банку, хотите ли вы, чтобы средства были зачислены на счёт или обналичены. Он наименее безопасен, так как любой, кто держит чек, может попытаться его обналичить.

Безопасная endorsement — обеспечивает лучшую защиту. Напишите “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” и подпишите ниже. Это ограничивает использование чека. Лучше всего добавлять подпись только перед депонированием для максимальной безопасности.

Third-party endorsement — позволяет передать чек другому лицу, написав “Pay to the order of [Имя получателя]” и подписав чек. Однако не все банки принимают endorsements третьих лиц, поэтому предварительно уточняйте.

Бизнес endorsement — применяется, когда чек выписан на компанию. Уполномоченный представитель должен подписать и указать название бизнеса, свою должность и, при необходимости, добавить “For Deposit Only” или другие ограничения.

Множественные получатели — зависит от формулировки. Если написано “Jane and John Doe”, оба должны подписать. Если “Jane or John Doe”, достаточно одного.

Депонирование чека: несколько способов

После endorsements у вас есть несколько вариантов внесения средств.

Личное посещение банка — надёжный способ. Посетите отделение банка в рабочие часы, предъявите подписанный чек и удостоверение личности (например, водительское удостоверение), заполните депозитный бланк или скажите сотруднику, что хотите сделать.

Депозит через банкомат — удобно, когда отделения работают ограниченное время. Многие банкоматы принимают чеки — вставьте карту и PIN, следуйте инструкциям на экране, и устройство проведёт вас через процесс. Перед этим убедитесь, что ваш банк поддерживает депозиты через банкоматы.

Мобильное депонирование — самый быстрый способ для тех, кто любит технологии. Через мобильное приложение банка выберите счёт для зачисления, введите сумму, сфотографируйте лицевую и обратную стороны чека, загрузите изображения и завершите депозит. Держите физический чек до тех пор, пока не убедитесь, что средства зачислены, затем уничтожьте его безопасно.

Заказ новых чеков при их окончании

Со временем запасы чеков истощаются, и вам потребуется заказать новые. Многие банки предоставляют бесплатные чеки при открытии счёта; последующие заказы обычно платные, в зависимости от количества и дизайна.

Вы можете заказать чеки несколькими способами. Большинство банков позволяют делать это через онлайн-кабинет на сайте или в мобильном приложении — ищите разделы “Обслуживание счёта” или “Обратная связь”. Там обычно есть опция заказа чеков.

Также можно обратиться в отделение или позвонить в службу поддержки. Есть сторонние компании по печати чеков — некоторые работают по партнерству с банками, другие — независимо, предлагая конкурентные цены и дизайн.

При заказе укажите последний номер чеков, чтобы новая партия продолжила последовательность. Лучше иметь под рукой один чек для справки, так как он содержит всю необходимую информацию: номер счёта, маршрутный номер, название банка и ваши контактные данные.

Стоимость чеков зависит от поставщика и выбранного дизайна — от простых личных чеков до полностью индивидуальных. Заказ онлайн обычно быстрее обрабатывается, чем в отделении.

Часто задаваемые вопросы о написании чеков и банковских операциях

Можно ли написать чек с будущей датой? Да, постдатинг чеков разрешён в большинстве штатов. Это делается, если вы отправляете платеж заранее или у вас сейчас недостаточно средств. Всегда проверяйте законы вашего штата.

Что делать, если нужно заплатить IRS чеком? Включите стандартную информацию о чеке, а также ваше полное имя и адрес, дневной телефон, номер социального страхования или EIN, налоговый год и номер соответствующей налоговой формы. Сделайте чек на “U.S. Treasury”, а не на IRS, и уточняйте адрес отправки в налоговых документах или у налогового специалиста.

Можно ли писать чек на себя? Конечно. Это удобно для снятия наличных или перевода между своими счетами. Просто напишите своё имя в строке получателя. Хотя есть более быстрые способы, это всё ещё допустимый вариант.

Можно ли депонировать чеки через банкомат? Многие банки позволяют это делать, хотя не все. Свяжитесь с вашим банком, чтобы подтвердить поддержку этой услуги и получить инструкции по их системе.