Полное руководство по основам текущего счета: как правильно выписать чек

Несмотря на быстрое развитие цифрового банкинга и платформ мобильных платежей, умение писать чек остается важным финансовым навыком. Будь то оплата коммунальных услуг, получение зарплаты от работодателя или обработка денежного подарка, чеки продолжают служить надежным и широко используемым платежным инструментом. В этом полном руководстве вы найдете все, что нужно знать о составлении, подтверждении, внесении и заказе чеков.

Важная информация и ключевые цифры

Перед тем как начать составлять чек, важно понять три ключевых идентификатора, которые присутствуют на каждом стандартном чеке. Эти цифры выполняют разные функции в банковской системе и расположены в одинаковых местах на всех печатных чеках.

Номер маршрутизации (routing number) — это уникальный идентификатор вашего банка в федеральной банковской системе. Этот девятизначный код отличает одно финансовое учреждение от другого и необходим для обработки транзакций, особенно при онлайн-переводах или автоматических платежах.

Ваш номер счета — это личный идентификатор вашего индивидуального текущего счета. Он отличает ваш счет от всех других счетов в том же банке.

Номер чека — он указывается дважды: в верхнем правом углу и рядом с номером счета. Каждый чек в серии получает последовательный номер для отслеживания и учета.

Пошаговая инструкция по написанию чека

Точное составление чека — это просто, если понять расположение и формат каждого элемента. Следуйте этим подробным инструкциям, чтобы ваш чек был правильно оформлен и его приняли в финансовых учреждениях.

Дата — размещается в верхней правой части чека. Введите дату, когда вы отправляете чек, обычно это текущая дата. Этот штамп сообщает получателю, когда был выписан платеж.

Идентификация получателя — укажите имя получателя на строке “Pay to the Order of”. Обязательно заранее уточните точное написание имени человека или организации. Точность здесь предотвращает задержки в обработке и обеспечивает получение средств по назначению.

Числовая сумма — введите в выделенное поле справа от чека. Расположите цифры как можно левее внутри поля, чтобы злоумышленники не смогли добавить дополнительные цифры. Распространенная схема — добавление цифр слева (например, превращение $100 в $2,100).

Письменная сумма — указывается прямо под строкой получателя. Запишите сумму словами, например, “$243.26” — “Двести сорок три доллара и 26/100”. Эта письменная версия имеет юридическую силу в случае расхождения между числовой и текстовой суммами. Банковские системы руководствуются письменной версией при спорах.

Мемо-строка — необязательна, но настоятельно рекомендуется. Используйте это пространство для указания цели платежа — номера счета, идентификаторы или краткое описание. Эта практика особенно полезна при сверке счетов или отслеживании расходов.

Ваша подпись — должна быть в нижнем правом углу чека. Без действительной подписи чек не может быть обработан. Ваша подпись подтверждает ваше юридическое обязательство перевести указанные средства получателю.

Реальный пример: оплата коммунальных услуг

Допустим, вы оплачиваете счет за электричество. В вашем счете указано задолженность в размере $113.97 от компании ABC Electric. Вот как заполнить чек:

Начинайте с даты в верхнем правом углу. Если вы отправляете чек 1 июля 2022 года, укажите именно эту дату. Далее напишите ABC Electric на строке получателя. В поле числовой суммы введите $113.97, расположив его ближе к левому краю. Ниже строки получателя напишите прописью: One hundred thirteen dollars and 97/100.

Многие коммунальные компании требуют указания номера счета в мемо-строке для правильной обработки платежа. Включите ваш номер в это пространство. Наконец, проверьте всю информацию перед подписью. После завершения отправьте чек вместе с необходимыми документами по адресу, указанному в вашем счете.

Лучшие практики безопасности чеков и учета

Чеки могут казаться устаревшими в нашей цифровой финансовой среде, но соблюдение мер безопасности и ведение тщательного учета защищают ваши счета и финансы.

Документирование транзакций — основа управления чеками. Ведите подробный учет любым удобным для вас способом — бумажным реестром, таблицей или бухгалтерским программным обеспечением. Для каждого выписанного чека указывайте:

• последовательный номер
• дату
• имя получателя
• краткое описание транзакции
• сумму платежа

Ежемесячное сверка с выпиской банка — это проверка соответствия ваших записей с официальными транзакциями банка. Этот ежемесячный аудит помогает выявить расхождения, задержки в обработке и дает точное представление о вашем финансовом положении.

Меры безопасности для предотвращения мошенничества:

• пишите чеки только ручкой, чтобы информацию было невозможно стереть или изменить
• никогда не подписывайте пустые чеки заранее
• не выписывайте чеки на “наличные”
• избегайте оставлять свободное пространство, куда мошенники могут добавить информацию или суммы
• подписывайте чеки только непосредственно перед сдачей, после проверки всех данных

Особые ситуации: чеки на себя и несколько получателей

Оплата себе — полностью легальна и иногда практична. Вы можете выписать чек на свое имя для снятия наличных или перевода средств между счетами. Просто укажите свое имя на строке получателя и оформите чек как обычно. Хотя современные банкоматы и электронные переводы более удобны, этот способ остается действительным.

При наличии нескольких получателей способ подтверждения зависит от того, как изначально оформлен чек. Если в нем написано “Jane and John Doe”, оба должны подтвердить его подписью перед внесением или снятием. Если же указано “Jane or John Doe”, любой из них может действовать самостоятельно.

Понимание подтверждения чеков для депозита

При получении чека от другого лица необходимо подтвердить его перед внесением или снятием. Этот процесс подтверждения удостоверяет, что вы — законный получатель, и обеспечивает защиту от мошенничества.

Процесс подтверждения — подпись на обратной стороне чека. Большинство чеков имеют специально выделенную область для подтверждения с инструкциями вроде “Endorse here” и линией “Do not write, stamp or sign below this line”. Это разделение предотвращает вмешательство подписи в зону обработки банком.

Подпись на обратной стороне должна совпадать с именем получателя на лицевой стороне. Если ваше имя написано с ошибкой, сначала подпишитесь с неправильным написанием, а затем добавьте вторую подпись с правильным, чтобы уточнить.

Простое подтверждение — самый распространенный способ — просто подпишите свое имя на обратной стороне без дополнительных инструкций. Вы сообщаете кассиру, хотите ли вы получить наличные или внести деньги. Этот метод подходит для банкоматов и мобильных депозитов, но обеспечивает минимальную безопасность; любой, кто обладает чеком, может его обналичить.

Безопасное подтверждение — добавляет защиту, написав перед подписью: “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX”. Не выходите за границы выделенной области. Для максимальной безопасности лучше подписывать чек непосредственно перед внесением.

Подтверждение третьего лица — когда вы получаете чек и хотите передать его другому лицу. Напишите “Pay to the order of [Имя]”, затем подпишитесь как обычно. Не все банки принимают такой способ, уточняйте его допустимость заранее.

Подтверждение для бизнеса — требует подписи уполномоченного представителя компании и может включать название компании, должность и ограничения, например “For Deposit Only”.

Мобильное подтверждение — может требовать специального текста, например, “For Mobile Deposit To [Bank Name]”, в зависимости от требований вашего банка. Ознакомьтесь с инструкциями вашего банка или приложением.

Эффективное получение и обработка чеков

Доступны разные способы внесения депозитов в зависимости от ваших предпочтений и технических возможностей.

Внесение в отделении банка — посещение вашего местного отделения с подписанным чеком и удостоверением личности. Передайте чек кассиру, сообщите о намерении внести деньги или заполните депозитный бланк по инструкции.

Через банкомат — многие банки и кредитные союзы предоставляют такие услуги. Перед внесением убедитесь, что чек подписан. Некоторые банкоматы требуют вставки конверта. Следуйте инструкциям на экране, характерным для вашего учреждения.

Мобильный депозит — самый быстрый и удобный способ для многих клиентов. Загрузите приложение банка, выберите счет для депозита, введите сумму, сфотографируйте обе стороны чека и отправьте. Храните физический чек до подтверждения зачисления средств, затем надежно уничтожьте его.

Заказ чеков и управление запасами

Когда запасы текущих чеков заканчиваются, есть несколько способов заказать новые.

Чеки, предоставляемые банком — иногда включаются бесплатно при открытии нового текущего счета. Если нет, закажите дополнительные чеки через ваш банк.

Онлайн-заказ — через сайт или мобильное приложение банка обычно самый удобный способ. Войдите в систему и перейдите в раздел обслуживания клиентов или услуги по заказу чеков. Укажите существующий чек для получения необходимых банковских данных.

Альтернативные поставщики — сторонние компании по печати чеков, некоторые сотрудничают с вашим банком, другие — независимые продавцы. Эти варианты могут предлагать декоративные дизайны или более выгодные цены.

Требуемая информация — для заказа включает номер счета, номер маршрутизации, название банка, начальный номер чеков и контактные данные. Стоимость зависит от выбранного стиля чеков и поставщика.

Часто задаваемые вопросы о чеках

Могу ли я написать чек с будущей датой? Постдатационные чеки легальны в большинстве юрисдикций, хотя законы могут различаться. Некоторые используют их для авансовых платежей или при недостатке средств на счете.

Как выписать чек на IRS? Чеки для IRS требуют стандартных данных и дополнительных — вашего имени и адреса, номера телефона, номера социального страхования или EIN, налогового года и номера соответствующей налоговой формы или уведомления. Выписывайте чеки на “U.S. Treasury”, а не напрямую на IRS. Обратитесь к налоговой форме или специалисту для правильного адреса.

Доступны ли депозиты чеков через банкомат? Многие банки и кредитные союзы поддерживают такие операции, однако наличие зависит от учреждения. Вставьте дебетовую карту, введите PIN и следуйте инструкциям. Уточняйте у вашего банка возможность и порядок.

Почему чеки все еще актуальны? Несмотря на распространение цифровых платежей, чеки важны для определенных случаев: оплата коммунальных услуг и поставщиков, получение зарплаты, получение денежных подарков и бизнес-транзакции. Знание правильного обращения с чеками сохраняет важные навыки финансовой грамотности для полноценного управления счетами.

Освоение этих навыков — от первоначального составления до подтверждения и внесения — поможет вам эффективно управлять текущим счетом и максимально использовать возможности вашего банковского обслуживания в условиях растущей цифровизации.