Votre guide complet : Combien de temps dois-je conserver les factures et relevés bancaires ?

Gérer la paperasserie financière ne doit pas être compliqué. La clé est de savoir exactement combien de temps vous devez conserver les factures et relevés bancaires, puis de les organiser intelligemment. Décomposons ce que vous devez réellement garder et ce qui peut être supprimé en toute sécurité.

La bonne façon de stocker les documents financiers

Avant de parler des délais, abordons le stockage. La manière dont vous conservez vos documents est aussi importante que la durée de conservation.

Stockage numérique : l’approche moderne

Numériser les documents et les stocker sur un disque dur externe vous offre de la flexibilité. Vous pouvez accéder aux fichiers de n’importe où, les protéger par mot de passe, et réduire l’encombrement physique. Beaucoup trouvent que cette méthode combine commodité et sécurité.

Stockage physique : la sécurité supplémentaire

Certains préfèrent des copies papier dans un coffre-fort ignifuge ou une boîte à clés. Cela élimine la dépendance à la technologie. Pour les documents vraiment importants—certificats de naissance, polices d’assurance, testaments—une boîte de dépôt sécurisé à votre banque est idéale.

Solutions basées sur le cloud

Le stockage dans le cloud offre une accessibilité, mais nécessite de faire confiance aux mesures de sécurité du fournisseur. Les services réputés utilisent le chiffrement et des pare-feu, bien que les pannes de serveur restent un risque.

Combien de temps devez-vous conserver les relevés bancaires et documents liés ?

La période de conservation dépend du type de document et de son usage.

Relevés bancaires et de cartes de crédit standards

Conservez les relevés de tous vos comptes pendant au moins un an. Si vous avez opté pour le sans papier, la plupart des banques vous permettent de télécharger des copies depuis leur site web. La loi fédérale exige que les banques conservent les dossiers pendant cinq ans, vous pouvez donc demander des relevés plus anciens si nécessaire.

À des fins fiscales : la règle des 7 ans

C’est crucial. L’IRS peut vous auditer de trois à sept ans après la déclaration. Conservez votre déclaration de revenus et toute la documentation justificative—y compris les relevés bancaires—pendant au moins sept ans. Les documents justificatifs incluent :

• Formulaires W-2 et 1099
• Relevés de courtage
• Reçus de paiement de frais de scolarité
• Relevés de dons caritatifs
• Justificatifs de dépenses médicales
• Factures de services pour le bureau à domicile (si vous déduisez)

Chèques annulés

Conservez les chèques annulés pendant un an pour la réconciliation. Au-delà, vous pouvez les jeter sauf s’ils concernent des déductions fiscales. Votre banque peut fournir des copies jusqu’à cinq ans plus tard si besoin.

Factures et documents de services publics

La plupart des factures peuvent être jetées après un mois une fois payées. L’exception concerne celles qui soutiennent des déductions fiscales—comme les services publics pour le bureau à domicile ou les dépenses médicales—qui doivent être conservées pendant au moins trois ans.

Protéger vos informations lors de la destruction

Ne jetez jamais de documents financiers à la poubelle. Les voleurs d’identité recherchent activement les relevés jetés contenant des informations personnelles. Au lieu de cela, déchiquetez toujours les factures, relevés bancaires, anciennes cartes de crédit, et autres documents similaires avant de les jeter.

Créer votre système personnel

La méthode idéale combine plusieurs modes de stockage. Par exemple : numérisez les documents importants et sauvegardez-les sur un disque dur externe crypté, conservez les copies originales dans un coffre-fort ignifuge pendant sept ans, et gardez les factures courantes dans un classeur accessible.

Votre système doit répondre à deux questions : Pouvez-vous retrouver les documents quand vous en avez besoin ? Sont-ils protégés contre l’accès non autorisé ?

Savoir combien de temps conserver les factures et relevés bancaires—et mettre en place un stockage approprié—permet de garder vos finances organisées et sécurisées. Passez en revue votre système chaque année et ajustez-le en fonction des nouvelles directives de l’IRS ou des changements de vie.