دليلك الكامل: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالفواتير والكبيانات البنكية؟

لا يجب أن تكون إدارة الأوراق المالية معقدة. المفتاح هو معرفة المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بالفواتير والكشوف البنكية، ثم تنظيمها بذكاء. لنوضح ما تحتاج فعلاً إلى الاحتفاظ به وما يمكن التخلص منه بأمان.

الطريقة الصحيحة لتخزين المستندات المالية

قبل الغوص في جداول الزمن، دعنا نتحدث عن التخزين. كيف تخزن سجلاتك مهم بقدر المدة التي تحتفظ بها بها.

التخزين الرقمي: النهج الحديث

مسح المستندات وتخزينها على قرص خارجي يمنحك مرونة. يمكنك الوصول إلى الملفات من أي مكان، وحمايتها بكلمات مرور، وتقليل الفوضى المادية. يجد الكثيرون أن هذه الطريقة تجمع بين الراحة والأمان.

التخزين المادي: شبكة الأمان

يفضل بعض الأشخاص النسخ الورقية في خزائن مقاومة للحريق أو صناديق قفل. هذا يلغي الاعتماد على التكنولوجيا. للأشياء المهمة حقًا—شهادات الميلاد، سياسات التأمين، الوصايا—صندوق ودائع آمن في البنك هو الخيار المثالي.

الحلول السحابية

التخزين السحابي يوفر سهولة الوصول لكنه يتطلب الثقة في تدابير أمان المزود. تستخدم الخدمات ذات السمعة الطيبة التشفير وجدران الحماية، على الرغم من أن انقطاعات الخوادم تظل مخاطرة.

كم من الوقت يجب أن تحتفظ بكشوف الحسابات والسجلات ذات الصلة؟

تختلف فترة الاحتفاظ حسب نوع المستند وغرضه.

كشوف الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان القياسية

احتفظ بكشوف الحسابات من جميع الحسابات لمدة لا تقل عن سنة واحدة. إذا كنت قد تحولت إلى المعاملات الرقمية، تسمح معظم البنوك بتنزيل نسخ من موقعها الإلكتروني. يتطلب القانون الفيدرالي أن تحتفظ البنوك بالسجلات لمدة خمس سنوات، لذلك يمكنك طلب الكشوف الأقدم إذا لزم الأمر.

للأغراض الضريبية: قاعدة السبع سنوات

هذه مهمة. يمكن لمصلحة الضرائب تدقيقك من ثلاث إلى سبع سنوات بعد تقديمك للضرائب. احتفظ بإقرارك الضريبي وجميع الوثائق الداعمة—بما في ذلك كشوف الحسابات البنكية—لـ على الأقل سبع سنوات. تشمل السجلات الداعمة:

• نماذج W-2 و 1099
• كشوفات الوساطة المالية
• إيصالات دفع الرسوم الدراسية
• سجلات التبرعات الخيرية
• وثائق النفقات الطبية
• فواتير المرافق لمكتب المنزل ( إذا كنت تطالب بخصومات)

الشيكات الملغاة

احتفظ بالشيكات الملغاة لمدة سنة واحدة لأغراض التسوية. بعد ذلك، يمكنك التخلص منها إلا إذا كانت تتعلق بخصومات ضريبية. يمكن لبنكك تزويدك بنسخ لمدة تصل إلى خمس سنوات إذا لزم الأمر لاحقًا.

الفواتير وسجلات المرافق

معظم الفواتير يمكن التخلص منها بعد شهر واحد من الدفع. الاستثناء هو الفواتير التي تدعم الخصومات الضريبية—مثل فواتير المرافق لمكتب المنزل أو النفقات الطبية—والتي يجب الاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

حماية معلوماتك عند التخلص منها

لا تتخلص من المستندات المالية في سلة المهملات. يبحث لصوص الهوية بنشاط عن البيانات الشخصية في الفواتير الملغاة. بدلاً من ذلك، قم دائمًا بتمزيق الفواتير، والكشوف البنكية، وبطاقات الائتمان القديمة، والمستندات المشابهة قبل التخلص منها.

إنشاء نظامك الشخصي

النهج المثالي يجمع بين طرق تخزين متعددة. على سبيل المثال: قم بمسح المستندات المهمة وحفظها على قرص خارجي مشفر، واحتفظ بالنسخ الأصلية في صندوق مقاوم للحريق لمدة سبع سنوات، واحتفظ بالفواتير الحالية في مجلد يسهل الوصول إليه.

يجب أن يجيب نظامك على سؤالين: هل يمكنك العثور على المستندات عندما تحتاج إليها؟ هل هي محمية من الوصول غير المصرح به؟

معرفة المدة التي يجب أن تحتفظ بها بالفواتير والكشوف البنكية—وتنفيذ التخزين الصحيح—يحافظ على تنظيم أموالك وأمانها. قم بمراجعة نظامك سنويًا وعدله بناءً على إرشادات IRS الجديدة أو التغييرات في حياتك.